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Family Supply Chain

Lo que una excel no puede contarte

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LOS CLIENTES EN LOGÍSTICA o cómo saber ser el queso del sándwich, encontrar a Wally y salir de Matrix.

Más allá de los aspectos cuantitativos, afinar el tiro en la cadena de suministro pasa por entender que somos el medio de transmisión entre dos o varios actores, que esos actores no siempre se distinguen a primera vista y además es fundamental comprender su necesidad logística… incluso a pesar de ellos mismos.

Hace unos días conversábamos en el  Centro de Negocios Capitol Empresa sobre la relación entre logística, clientes y la importancia de integrar cada vez más aspectos y departamentos para conseguir generar una experiencia satisfactoria del cliente.

En concreto nos centramos en la parte cualitativa, en las percepciones y sensaciones, en esa forma de hacer las cosas que complementan la parte cuantitativa (la de los datos, formulas, contratos…) que es tan difícil de medir y para el que una excel no nos va a dar la solución.

Como parte de la logística en una empresa industrial, y siempre siguiendo ese mismo hilo cualitativo (ese “je ne sais quoi” que dirían nuestros vecinos) el tema podemos resumirlo en 3 pasos fáciles de recordar:

1-. SOMOS EL QUESO DEL SÁNDWICH.

sandwich family supply chain

La Cadena de suministro en su más amplio sentido, ejerce de TRANSMISOR entre un EMISOR y un RECEPTOR, a través de unas reglas del juego previamente definidas y con ciertos condicionantes y restricciones (legales, temporales…).

No es que estemos en el centro, es que estamos literalmente en el medio del proceso, como el queso fundido en un sándwich, y aceptar esta premisa evidencia replantearse la pregunta ¿Quién es nuestro cliente?

En el sentido más tradicional nuestro cliente sería el receptor, pero siguiendo la analogía del sándwich, si nosotros somos el queso, entonces emisor y receptor son una rebanada de pan de molde cada uno. Las rebanadas…  tanto monta monta tanto, así que primera consecuencia:

En la cadena de suministro: “CLIENTE” es tanto el emisor como el receptor.

Pero nosotros no somos las rebanadas, somos el queso de este sándwich, maleable y que se amolda a la presión, por eso, la segunda consecuencia:

¿Formas parte de la Cadena de Suministro? Debes tener resiliencia para trabajar en el día a día con los problemas, retrasos, y posibles inconvenientes que puedan originarse “en casa” del transmisor o del receptor.

2-. ENCONTRAR A WALLY.

wally family supply chain

Tenemos siempre varios clientes, ya está claro. Ahora toca ser eficiente y encontrar a nuestros verdaderos clientes operativos – a Wally – más allá de alguien que pasa un pedido o personas que envían un e-mail.

Un ejemplo: En el caso de un envío de muestras a un tercero, nuestros clientes operativos son al menos 3:

a-. El EMISOR, es quien decide que esas muestras hay que enviarlas a cierto receptor en unas determinadas condiciones. Da igual quién nos envíe o reenvíe la información, debemos buscar el emisor ORIGEN y entender su necesidad en ese encargo, implícita o explícita, y además comprender sus expectativas.

b-. El RECEPTOR de las muestras, y más en concreto, el departamento logístico de la empresa que recibe las muestras, pues va a dictar las reglas del juego. Cuándo, dónde, de qué forma, con qué documentación…

c-. El VEHÍCULO de la información, en este caso la empresa de transportes contratada, la cual necesita las indicaciones adecuadas, medios apropiados y condiciones pactadas y específicas. El transmisor es quién actúa físicamente en nuestro lugar con el receptor y el emisor.

¿SER EFICIENTE O EFICAZ?

Una vez tenemos controlados a todos “los Wallies” – Clientes – y definidos en cada caso concreto, nuestro objetivo fundamental es ser eficientes en todos nuestros procesos, con el mínimo desperdicio en cada una de las fases, y léase desperdicio como pérdida de cualquier tipo de recursos en cualquiera de los eslabones de la cadena, lo que suele ir muy unido a la descripción y estandarización de procesos.

Ser eficiente (cero desperdicio) es la regla básica para ser competitivo, pero hay veces en las que para salvar el negocio, se necesita ser EFICAZ. Como decimos por Valencia (y mis más sinceras disculpas por el vocabulario):

Els diners i els collons, per a les ocasions.

Tener claros nuestros clientes reales, nos ayudará a distinguir rápidamente en qué ocasiones es necesario asignar los recursos “extra” para asegurar la eficacia, minimizando el impacto en la cuenta de resultados.

3-. SALIR DE MATRIX

… o no volver a entrar.

matrix family supply chain.jpg

¿Y qué es Matrix? Matrix es el “conocimiento logístico” de nuestros clientes. Su percepción de las necesidades logísticas, su capacidad para expresarlas y las expectativas que se ha creado al respecto.

Más allá de que una entrega sea correcta objetivamente hablando, el “éxito” o “fracaso” de la operación reside en el grado de cumplimiento de las expectativas de todos nuestros clientes.

Cada cliente tiene su propio Matrix particular, puesto que ese conocimiento es personal, y la forma de transmitirlo también.

Con salir de Matrix (o no entrar en Matrix) nos referimos al proceso de traducir a nuestro cliente para comprender su necesidad, extrapolarla a nuestros procesos estándar y equiparar sus expectativas con el servicio que vamos a ofrecerle. Debemos ser capaces de extraer, objetivizar, parametrizar  y estandarizar  esa demanda única, “sacarla de Matrix”, para poder alinearla con los procesos logísticos adecuados.

Y para finalizar, una vez tenemos claro que debemos ser maleables como el queso fundido, reconocer a nuestros verdaderos clientes y comprender su necesidad, incluso a pesar de ellos… ¡sólo queda ponerse manos a la obra!

Arantza Bárcena. The family supply chain.

PASADO PISADO. La mejor compañera de trabajo que puedo llegar a tener.

Este post es un breve resumen de una conversación real entre dos personas que trabajamos en la misma compañía pero que podíamos no haber coincidido nunca jamás en condiciones normales. Por el respeto que siento hacia mi compañera, lo que sí he cambiado es su nombre, que será MARÍA.

Cómo coincidimos María y yo es una de esas cosas que sólo ocurren cuando ROMPES TU RUTINA y haces cosas diferentes.

En este caso, estaba en una de nuestras plantas, en vez de en mi lugar habitual de trabajo, y  aprovechando el día mundial del donante de sangre, una unidad móvil  se desplazó hasta la empresa, y todos aquellos trabajadores que quisimos, participamos donando vida.

Cuando entré a donar, coincidí con María, para ella era la primera vez, así que, a pesar de haber entrado bastante antes, finalmente ambas nos levantamos a la vez y pasamos al “reservado” delantero, para tomar una bebida y un bocata. Después de hacer una donación (incluida la de sangre), no puedes evitar sentirte especial, sientes que participas en algo que hace nuestro mundo mejor, y con quien coincides en esas circunstancias siempre surge una cierta afinidad, una camaradería buenrrollista, así que empezamos a hablar de lo único que teníamos en común: haber donado sangre, y las típicas fórmulas de cortesía que todo donante reconoce:

¿es tú primera vez? ¿y qué tal? No te vayas a desmayar, eh? Hay que donar… que nunca sabes cuándo lo puedes necesitar… sí, tú, o tu familia, tu marido, tus padres, tus hijos…

  • Así que tienes hijos? – me pregunta María.
  • Sí, bueno, una hija, de cuatro añitos, está para comérsela… y tú?, tienes niños?
  • Yo no, pero debe ser lo mejor en la vida – María cambia la cadencia y suspira en bajito – bueno, estuve embarazada pero…
  • Vaya, lo siento. Es algo muy duro – no hacen falta más palabras para reconocer un aborto y transmitir el dolor compartido.
  • Sí… – y su voz no tiembla mientras cae una lágrima por su cara – y más cuando te hacen perderlo…
  • Uffff
  • La paliza fue tan fuerte cuando se enteró que no aguantó – y expone las palmas de sus manos abiertas, vacías, boca arriba.
  • Lo siento. Mucho – cuando alguien te mira a la cara y expone tan llanamente un hecho tan abominable, las palabras suenan vacías, sólo es posible una mirada sostenida, de respeto y acompañamiento.
  • Pero sabes qué, Arantza? Que el PASADO, PISADO. Ahora estoy con mi marido, que me quiere, y si todo va bien, nos independizaremos, y tendremos hijos, a pesar del bulto en el útero… a pesar del pasado… – y María levanta la cara, y sonríe desafiante, y sonríe al futuro – llevo 3 meses en la empresa…. Me encanta trabajar aquí, los compañeros, el trabajo, y espero que me renueven por mucho tiempo! … es mi nueva vida, sabes? Aquí, así, todo es posible.
  • Sí María, ese pasado: ¡pisado! – y yo sonrío con ella.
  • Si me renuevan, Arantza, nos vamos a ir de cervecitas, a quemar Valencia celebrándolo!

Un momento después vino la enfermera para ver si estábamos bien, y ambas respondimos al mismo tiempo que sí, sonrientes y con los ojos brillantes.

El encuentro con María me marcó por tres cosas:

  • la 1ª, notar las extraordinarias consecuencias de nuestros actos cuando salimos de nuestra rutina habitual. Donar sangre, ir andando en vez de en coche a hacer ese recado, pararte a saludar a esa persona con la que te cruzas, aunque tengas prisa… Si siempre haces lo mismo, simpre obtienes el mismo resultado, así que… qué aburrido siempre lo mismo, no?
  • la 2ª, ver un ejemplo tan claro en el que la empresa dónde trabajas, realmente cambia la vida a las personas, con su salario y en contrapartida de un trabajo, es evidente, pero no hacen falta grandes fortunas para remontar y ser verdaderamente feliz, cambiar la vida de una persona, que pueda mantenerse, que se sienta orgulloso de su trabajo y que forma parte de algo, hace DIGNAS a las persona.
  • la 3ª… la mentalidad de las personas lo es todo, el vaso está medio lleno, medio vacío…. tonterías… qué fantástico disfrutar al saber que tenemos un vaso (y que vamos a arreglárnoslas para llenarlo…).

María y yo nos hemos vuelto a cruzar sólo un par de veces, y siempre que nos vemos, nos miramos con ese vínculo especial que te une a un conocido desconocido. Efectivamente a María le renovaron el contrato… y estoy deseando quemar Valencia con ella.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

¿Demasiado ocupado para mejorar? Prueba esta Píldora Literaria.

La noche / 1

No consigo dormir. Tengo una mujer atravesada entre los párpados. Si pudiera, le diría que se vaya; pero tengo una mujer atravesada en la garganta.

Eduardo Galeano, El Libro de los Abrazos, 1989.

En cuanto vi la foto de Hâkan Forss  “too busy to improve”sobre lo ocupados que estamos a veces y cómo nos impide mejorar…. al momento me recordó al fantástico relato corto de Eduardo Galeano.

Cuando el día a día operacional nos ocupa todo nuestro tiempo, es imprescindible sacar fuerzas extra para poder parar, analizar la situación, ponerla en perspectiva, idear soluciones, crear un plan de mejora e implementarlo.

Revertir una situación de sobresaturación endémica no sólo es muy difícil, sino sumamente agotador, pero NO HAY OTRA FORMA POSIBLE DE SEGUIR ADELANTE.

Para comenzar con ese proceso cuando pensamos que empleamos todo nuestro tiempo y que ya “no nos queda más”, lo primero es una firme voluntad de cambio. Tenemos que CREERNOS que este sobreesfuerzo vale la pena y es el ÚNICO CAMINO.

A partir de ahí… “sólo” nos queda conseguir ese precioso tiempo extra. Aquí os dejo algunas ideas para obtener tiempo, siempre teniendo en cuenta que: nuestro objetivo es “liberarnos” de rutina para dedicarlo a la estrategia con un objetivo claro, mejorar esa misma rutina:

  1. Contratar una consultora para analizar la situación, ponerla en perspectiva, idear soluciones, crear un plan de mejora e implementarlo. Aquí los únicos problemas son encontrar a la consultora adecuada (y que no te vendan motos), y el dinero simple y claramente.
  2. Contratar una persona extra que se haga cargo de nuestra rutina del día a día para poder dedicarnos a la gestión. Sería la mejor solución, aunque si fuera posible, imagino que lo habrías hecho antes de llegar a este punto de sobrecarga. No obstante, exponer esta opción como la primera es obligado, tanto en este post, como a la empresa.
  3. Unir al equipo a una persona en prácticas de Master durante unos meses. El objetivo de las prácticas es que la persona aprenda y coja experiencia en el área, así que la relación siempre debe ser simbiótica. Le enseñarás tu área de gestión, trucos, experiencia… y la persona podrá asumir (tutorada) ciertas tareas del día a día (dejándote ese precioso tiempo para pensar). Sólo matizar algunas cosas:
    • no creo en las becas gratuitas, deben tener siempre una cierta remuneración, al menos para que a la persona no le cueste dinero trabajar (desplazamientos, comidas etc) y algo más.
    • El compromiso es por tiempo limitado.
    • La relación debe ser SIMBIÓTICA (insisto), ambas partes deben salir fortalecidas con la experiencia.
  4. Hacer un fin de semana monográfico sobre esa mejora. Lo sé, estoy loca, ya te pasas absolutamente todo el día inmerso en el trabajo y propongo currar todo el fin de semana y encima en pensar cambios e implementarlos (telita). Vale. Vuelve a ver la foto del post. Vuelve a leer el relato de Eduardo. YA ESTÁS PRINGAD@, mucho. Invierte un fin de semana (dos, tres, diez…) en la mejora de esa rutina, y gana más horas cada día de tu vida.
  5. Llevar la comida de casa o compra un bocata y al menos 2 días a la semana, ir a comerlo en un parque cercano. Cambia de aire, cambia de vistas, descálzate y pisa la hierba, da un pequeño paseo entre los árboles… y piensa. Salir de tu entorno y entrar en contacto con la naturaleza genera altas dosis de dopamina, endorfina y serotonina… el chute perfecto para crear ideas y generar soluciones.

Seguro que hay un montón más, pero estas son las mías, algunas caras, otras jodidas… y otras francamente fáciles.

Aun así, enhorabuena. Lo más importante cuando estás enfangado hasta las cejas con rutina, es ese click mental que te dice que el proceso se ha quedado obsoleto. Ahí ya ha empezado el cambio… y en tu mano está no pararlo.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

 

 

 

 

¿Formas parte de un buen equipo o de un EQUIPO EXCELENTE?

Incluso con poco rodaje, es fácil distinguir si se pertenece a un grupo o a un equipo.

 Un grupo es un conjunto de personas reunidas (eso sí, reuniones que no falten) o que tienen alguna característica en común. Un equipo es un grupo de personas que se organiza para realizar una actividad o trabajo.

Semejanzas:  las personas.

Diferencias: la organización y una meta común.

Cuando llevas algunos años con el mismo equipo (un grupo no dura mucho tiempo unido), es fácil distinguir entre un equipo y un buen equipo. En un buen equipo suele haber un ambiente positivo, bromas propias, y una especie de jerga particular: todos “hablan el mismo idioma”, todos conocen en mayor o menor profundidad el trabajo de los demás y se interesan genuinamente por él. Se comparten conocimientos (de Excel, del ERP, de gestión…) y además de tener una meta en común se tiene la sensación de formar parte de algo más completo.

 Lo que no es tan fácil es distinguir un buen equipo, de un equipo excelente.

Cuando las cosas van bien, las diferencias apenas son perceptibles; casi pasan inadvertidas. Pero cuando las cosas van mal, y no mal, tipo: “parece que tenemos un mal día”; sino mal, tipo: “tenemos un marrón con mayúsculas, negrita y subrayado: MARRÓN”; entonces sí es posible notar las diferencias.

La primera, es que “TU MARRÓN”, siempre y de forma natural, se convierte en “NUESTRO MARRÓN”, y eso no implica que los demás dejen de hacer su trabajo para focalizarse en el problema, pues sería desnudar a un santo para vestir a otro; significa que todo el equipo es consciente y está alerta para ser flexible, apoyar y amoldarse a nuevas situaciones si fuera necesario.

Notarás que el equipo es una piña, que va “todos a una como en Fuenteovejuna”, y nadie tiene que decirlo, porque en un equipo excelente es obvio.

 Un equipo excelente discute y debate las decisiones,a veces arduamente, y se centra en la mejor solución para el problema, no en quién la propone.

 Un equipo excelente gestiona las responsabilidades y la carga de trabajo de forma autónoma y acepta tener un líder natural, aunque puede tener otros líderes para proyectos o situaciones específicas. El liderazgo fluye en función de la aptitud y actitud de las personas del equipo y su conveniencia en cada situación.

Cuando el equipo acierta, los éxitos los materializará una persona en concreto, pero siempre recaen sobre la globalidad del equipo. En consecuencia, cuando alguien comete un error (y todos los cometemos, sin riesgos no hay cambios), pasan dos cosas:

  1. El equipo lo asume con celeridad: , nos hemos equivocado, ahora comprendamos por qué, busquemos una solución, mecanismos para que no vuelva a pasar e implementemos lo aprendido.
  2. El equipo sabe que una equivocación es una oportunidad para descubrir puntos débiles, revisar procesos y procedimientos e implementar mejoras… ¡y lo aprovecha!

En un buen equipo, se celebran los éxitos en común, en un equipo excelente los miembros celebran las mínimas mejoras de los peores momentos y se ríen a carcajadas en los momentos de mayor tensión.

 Las personas de un equipo excelente se sienten orgullosas de su equipo, y de las personas que lo componen. Ayudarse y motivarse para ser mejor equipo, mejores personas, también es una meta.

 Arantza Bárcena. The family supply chain.

THE FAMILY SUPPLY CHAIN. Una masterclass cada mañana

Érase una vez, una mujer de “taitantos” amante de su trabajo, que vivía en su castillo con su pareja y sus dos bellas princesitas, y que cada día por la mañana impartía una clase magistral de logística… antes del primer café.

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Son las 5 am y me vuelvo a acostar por 4ª vez, hoy toca catarro. A las 7 am arriba… y empieza la cuenta atrás.

Yo me ducho, tú los despiertas, luego te duchas tú mientras yo preparo desayuno (que se coman la mandarina!), ojo! Para la peque hoy toca gimnasia… ¿dónde están las zapatillas? Peque! Las zapas? Mami… es que yo quiero ir con falda y zapatos de princesa… no quiero pantaloooooones! tranquila cariño, te voy a contar la historia de la princesa guerrera que siempre llevaba zapatillas y pantalones para poder dar patadas de karate… ufff…

¡Papá! Que nooooo, que es súper importante ir a la fiesta de Daniel… no me entiendes!! … ¿Dónde está mi libro de mates? Lo dejé justo aquí ayer…

A ver todos, hoy os lleva papá, mientras os laváis los dientes yo preparo almuerzos, papi, mete en las mochilas la ropa de cambio, que luego hay ballet, por la tarde os recoge abu y luego mami… habéis metido el almuerzo en la mochila? Que sí… que ya hablaremos de Daniel y su fiesta… después del examen de mates. Cariño, te dejas el ordenador… no peque, el bolso de mami lo lleva la mami…. ¿Dónde está la lista de la compra? Hoy te toca a mediodía a ti… ufff, tengo una reunión, imposible… sacamos cena del congelador y compras tú mañana? Oki.

Te quiero! Os quiero! Te queremos!… y son las 8:20, y un día más salimos todos a comenzar nuestra jornada…   ¡feliz día!

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Cuando terminamos nuestros estudios, ya sea un grado, una carrera o similar y entramos en el mundo de la logística, nos damos cuenta de la cruda realidad… los cursos/másteres y demás formación en logística nos dan una base muy sólida y buenísimas herramientas, pero en este terreno de juego, la experiencia (y el sentido común) marcan la diferencia.

Lo que poquísimos imaginábamos entonces, es que una parte de las lecciones de logística no vendrían de una empresa, sino del seno familiar, de nuestro día a día.

Creo que cualquier pareja de hoy en día, con niños y ambos trabajando, entenderán perfectamente de qué hablo. Ya no es conciliar o pasar más o menos tiempo en familia… es cuadrar el círculo para que diariamente nuestra vida tenga un final (logístico) feliz.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

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