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Family Supply Chain

Lo que una excel no puede contarte

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LINKEDIN DESDE CERO

¿Para quién va dirigido este post? Pues para ti que sabes de oídas qué es LinkedIn e incluso puede que estés dado de alta, pero nunca le has hecho mucho caso y te gustaría comenzar a utilizar esta red, aunque tienes poco tiempo y cada vez que te animas a entrar e investigar un poco, pues se te hace bola la cantidad y dispersión de la información.

Escribo este artículo desde mi experiencia de usuaria (ni siquiera tengo un perfil Premium), tal cual se lo explicaría a mi mejor amiga y siguiendo la máxima: LO PERFECTO ES ENEMIGO DE LO BUENO, y va dirigido a las personas que ahora mismo están pensando esto:

Me gustaría tener una guía simple para poder empezar en LinkedIn, tener un perfil correcto, entender los entresijos y empezar a funcionar en una horita. Ya profundizaré más adelante, si encuentro útil esta red y me gusta”.

CREA UN PERFIL CORRECTO EN MEDIA HORA… o menos.

Lo primero que debes saber es que puedes entrar y modificar tu perfil siempre que quieras, y está bien hacerlo, porque lo que piensas que es correcto para hoy, puede no serlo para el mes que viene.

Mi consejo nº1: rellena algo en cada campo “imprescindible”: mejor algo que nada, y lo completas más adelante.

Mi consejo nº2: NO MIENTAS porque de verdad, no lo necesitas.

 LA FOTO

Utiliza una foto donde se vea tu cara claramente, a ser posible sobre fondo blanco y con ropa que utilizarías habitualmente en tu entorno de trabajo. Somos personas y no lo podemos evitar, la foto es la primera y mayor impresión visual que nos llevamos al ver un perfil  y un perfil sin foto genera desconfianza.

Mi consejo: El lugar para la foto posando en la playa o con tus hijos o con tu perro  (aunque estés guapísimo) es Facebook o Instagram.

La foto de “las constelaciones”: es una foto en formato panorámico. Si tienes alguna genial, si no, no gastes ni un minuto, quizás más adelante.

1-. Nombre y apellidos:

Pues eso, tu nombre y tu/s apellido/s.

Mi consejo: Esto no es el DNI ni una carta de “tu cari”,  pon el nombre que utilizas habitualmente en tu entorno profesional, o por el que quieres que te conozcan. En mi caso siempre utilizo Arantza, aunque en mi DNI ponga Arantzazu y mi entorno me llame Aran o Ari.

2-. Titular:

A qué te dedicas, o a qué te quieres dedicar. Es tu tarjeta de presentación, debe ser claro y escueto.  No debe ocupar demasiado o los demás no podrán saber de un vistazo “qué eres” profesionalmente hablando. Ten en cuenta que es uno de los campos clave para las búsquedas.

Mi consejo si estás desempleado: 1º escribe tu profesión claramente y luego “en búsqueda de trabajo” o similar. Da facilidades a quién quiere buscar un perfil como el tuyo.

En mi caso,  creo que “Ingeniera de Aprovisionamiento” me define como profesional, independientemente del puesto que ocupe en cada momento. Además, tengo un proyecto paralelo que es mi blog y es una parte importante en lo que concierne a mi experiencia profesional, así que lo incluyo también.

3-. “Puesto Actual” y “Educación” se actualizarán automáticamente en cuanto rellenes estos apartados más adelante.

4-. Es obligatorio poner el país, pero no el código postal y la ubicación, aunque es útil para las relaciones off-line.

5-. Sector: elige del desplegable el que más se adapte a tu trabajo actual o dónde creas que tienes más experiencia.

6-. Información de contacto: Aquí podrás añadir tus datos de contacto, tu blog/web, twitter y por supuesto e-mail y teléfono. Mi consejo: todos estos campos son opcionales, elige bien qué quieres que sea de dominio público.

7-. Extracto:

Es optativo, pero para mí es otro de los puntos importantes. Aquí puedes contar quién eres profesionalmente hablando, más allá de los puestos que has desempañado. ¿No sabes qué poner? Déjatelo para el final, y haz benchmarking: entra en el perfil de varios profesionales diferentes y lee sus extractos, así tendrás una idea mucho más concreta de para qué lo utilizan otras personas, y luego pon lo que tú veas, lo que  te apetezca a ti sobre tu vida profesional. Mi consejo: Menos es más. Para la primera vez, mejor 10 palabras que 100.

8-. Contenido multimedia: puedes añadir fotos, enlaces a webs, videos… si ya lo tienes preparado genial, añádelo, si no, no es necesario. Más adelante.

Bueno, con esto ya tienes el 80% de tu perfil, vamos a por los dos  últimos pasos “imprescindibles” para tener un perfil aseado en menos de una hora:

9-. Experiencia laboral: Para cada puesto de trabajo deberás rellenar un formulario que consta de los siguientes campos:

9.1-. Cargo: Aquí añades el nombre de tu puesto. Mi consejo: escribe tu cargo real. Vender humo no genera buena impresión y sí, todos pillamos a la primera cuando alguien quiere aparentar… ¡y no mola!

9.2-. Empresa: pues eso, tu empresa, si tiene perfil de linkedIn es muy aconsejable que la añadas con su link.

9.3-. Ubicación, y duración del puesto

9.4-. Descripción del puesto: describe tus funciones. Mi consejo: si ya lo tienes porque tu CV está actualizado, pues haz un Ctrl C/ Ctrl V (o lo que es lo mismo, copia y pégalo). Si no lo tienes fácilmente, de nuevo: mejor 10 palabras ahora que 100 nunca, describe por encima el puesto, o incluso déjalo sin descripción.

Sobre las demás experiencias laborales:

Es práctico que generes todas las que has tenido, pero como todo, cada uno que añada lo que crea oportuno.

Si estás desempleado: hay gente que deja “activa” su última experiencia laboral, como si siguiera en el puesto, y gente que la deja como última, pero con las fechas. Esta última opción “penaliza” en LinkedIn tu nivel de perfil, así que otra alternativa es añadir un puesto de trabajo en el que tienes experiencia y añadir que eres “freelance”. Elige lo que creas que es más conveniente para ti.

Algunos ejemplos de vendedores de humo:

10-. Educación: Siempre es interesante añadir formación reglada: una carrera, un máster, un curso especializado…

Añade al menos lo básico, y de nuevo, mejor 1 reseña ahora que 15 posibles cursos que hiciste y que ya veremos si me acuerdo del nombre o la escuela de negocios.

Bueno, ya entramos en la fase final… esto es para nota 😉

11-. Voluntariado: mi recomendación si eres voluntario… ¡cuéntalo! El mundo es mejor cuándo nos ayudamos los unos a los otros.

12-. Aptitudes y validaciones: puedes añadir palabras clave que describan tus aptitudes profesionales. Mi consejo: la primera vez esto es accesorio, déjalo para más adelante.

12-. Recomendaciones: ídem al punto 11.

13-. Logros: lo más destacado es señalar los idiomas que dominas. Mi consejo, una vez más… se pilla antes a un mentiroso que a un cojo.

… y… ¡Tachán! Ya tienes un perfil de LinkedIn completo, aseado y listo para utilizar.

Ahora “solo” queda que empieces a construir tu red de contactos y comiences a interactuar.

Tu red de contactos:

Cuando lleves un tiempo, verás que muchas personas tienden a tener cuantos más contactos mejor, otros para los que prima la “calidad” de los contactos con respecto a la cantidad… elegir una de las dos estrategias te lo dejo a ti, no es necesario elegirlo ya. Ahora lo más importante es iniciar la red y tienes dos formas:

LinkedIn te da la opción de importar tus contactos de la cuenta de email y enviarles una invitación tipo a todos ellos… es una forma rápida de empezar.

Mi consejo: haz búsquedas comenzando por tu empresa y añade a tus compañeros y amigos, y a través de ellos podrás ir ampliando la red. Siempre tienes tiempo de enviar invitaciones con la opción del email. De momento, no hace falta ni personalizar la invitación, lo importante es poder conectarte con contactos de primer nivel (personas a las que ya conoces), para entrar en la dinámica y comenzar a participar.

NOTA: al principio, y más con tu red de primer nivel, no es necesario personalizar la invitación, ese tiempo empléalo en crear la red :). Más adelante, cuando quieras contactar con personas específicas a las que no conoces personalmente, la opción recomendable es personalizar la invitación.

Ahora sólo queda que comiences a interactuar, con las publicaciones de otros profesionales, recomendándolas, comentándolas o compartiéndolas en el “feed”, que es algo así como el muro principal de Facebook y lo más importante: ya puedes comenzar a generar contenido propio, para compartirlo con tu red.

Por último, si lo que quieres es PERFECCIONAR tu perfil, hay multitud de profesionales que se dedican al tema, yo te recomiendo que eches un vistazo al perfil de David Díaz Robisco https://www.linkedin.com/in/daviddiazinformacionparaaccion/ sus artículos son claros, sencillos y muy muy prácticos.

Espero que estas indicaciones te hayan servido como una guía rápida inicial para empezar a conocer todo el potencial de LinkedIn. Cualquier duda extra ya sabes donde encontrarme 🙂

linkedin.com/in/arantzabarcena

Arantza. www.familysupplychain.com

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¿NO PUEDES HACERLO? BUSCA OTRA FORMA.

Los martes por la tarde son nuestros.

No hay actividades extraescolares, no hay que hacer la compra, no hay que recoger cosas de la casa ni grandes deberes porque los martes por la tarde son nuestros, de Ela, míos y de alguna amiguita ocasional.

Y claro, con tooooda la tarde por delante en casa lo normal es planear qué vamos a hacer, porque podemos hacer un montón de cosas… Podemos jugar a todo lo que se nos ocurra: saltar a la cuerda y dar volteretas, utilizar todos los juegos de casa, abrir el baúl de los disfraces, pintar con todo tipo de colores, cartulinas, gomaeva, crear arte, hacer “experimentos de ciencia” en la cocina… lo que queramos, PERO (casi siempre hay peros en la vida) hay una norma y es que durante esa tarde no es posible ver tele (ni jugar a la Tablet, etc).

Hace un par de martes mientras merendábamos, estábamos hablando sobre qué podríamos hacer esa tarde, y aunque las dos sabemos las normas, ver tele (que es una acción pasiva) siempre parece más apetecible en primera instancia que empezar un juego (que implica acción física  y/o mental), y hay días que Ela hace más hincapié por estar delante de una pantalla y ese día era uno de ellos.

Mamá, ¿por qué no vemos la tele primero?” – da igual las veces que lo hayamos hablado, intentarlo es gratis – “Ya sabes que hoy no hay tele…” – y quedarse en un primer intento sería de amateur –  “Venga mamá, un minutito solo…” – “el minutito” es la medida internacional de tiempo infantil que valida la teoría de la relatividad de Einstein solo en el caso de ralentizar el tiempo – “Ela, no hay tele ni un minutito  siquiera, pero ya lo sabes. ¿Por qué no jugamos a Operación, o Hundir la flota o al Monopoly?” – yo apelando a la integridad de una niña de 7 años y utilizando el viejo truco de desviar la atención, que de momento (¡menos mal!) funciona casi siempre, así que finalmente nos pusimos a jugar al UNO.

Al de un rato llega el segundo intento, esta vez con la tablet – “Mamá, un minutito de Tablet, solo una partida” – otra vez Einstein y su teoría de la relatividad – “Ela, hoy no puede ser. ¿Y si hacemos volteretas laterales y el pino? Yo te sujeto” – vamos a ver si remontamos el bache con algo más movido – “Mama, que no es tele es tablet, vengaaaaaa y si no, ¿puedo ver fotos en tu móvil? ¿o buscar en Google canciones?” – ufff, hoy se complica el tema así que lo mejor es cortar todas las alternativas de raíz sin más opciones posibles – “Ela, hoy no puede ser cielo, de hecho no puede ser ningún cacharro que se conecte a internet o que tenga pantalla o que necesite electricidad. Ni móvil, ni tele, ni Tablet, ni ordenador… ni microondas. Ninguno. Es una norma y hay que cumplirla”.

En este punto noto claramente que hoy a Ela no le parece nada bien la norma de las narices. – “Pues yo quiero la tablet y el ordenador… y los voy a usar sea como sea” –  dice en bajito con la mirada hacia abajo, el ceño bien fruncido y los brazos cruzados. Se queda en esa postura un buen rato hasta que levanta la cabeza con una sonrisilla de medio lado y me dice – “Mamá, he decidido que quiero hacer arte, pero es una sorpresa así que quiero hacerlo sola y que no mires” – Os podéis imaginar que es música para mis oídos, se acabó el tira y afloja sobre el uso de la tecnología – “Bien cariño, si no puedo mirar, yo me pongo a leer un rato en el sillón de leer mientras tú terminas la sorpresa” – encima planazo, poder dedicar un rato a leer – “Pero mamá, no puede ser el ebook, eh? Que hay que cumplir las normas…” – ¡chica lista!, hay que ser coherente y la norma es para todos así que cojo un libro analógico para la ocasión.

Así pasamos buena parte de la tarde, Ela muy concentrada en la mesa del salón, pintando, recortando, usando la regla… de vez en cuando iba al estudio y miraba el ordenador, el ratón, un móvil de juguete, y yo enfrascada en mi libro. De repente escucho que Ela ha dejado de hacer “arte” y está como aporreando el papel que estaba pintando. Cuando le pregunto qué está haciendo me dice con una sonrisa enorme y triunfal: “Mamá, estoy jugando a espías con… ¡¡mi nueva tablet y mi nuevo ordenador!! Ya te dije que iba a usarlos sea como sea…

El resultado del “arte” de Ela podéis verlo en las fotos justo aquí abajo (incluso hay un ebook para mí) y no hace falta que os diga que pasamos el resto de la tarde jugando a  utilizar su tablet y su ordenador y lo pasamos estupendamente.

Más allá de la anécdota, me gusta recordar este  momento en mi día a día laboral: Tener claro un objetivo y seguir las normas, por supuesto, pero estirarlas y adaptarlas a mí, y a su vez adaptarme yo a las circunstancias y buscar soluciones alternativas, que puede que no lleven exactamente al objetivo estándar que el 99% de las personas esperarían, pero sí cumplen con el propósito que me he marcado y por encima de todo… me hacen disfrutar del proceso.

Arantza.

Tablet de Ela
Ordenador de Ela, con ratón inalámbrico y pen.
Ebook para Arantza

LOS CLIENTES EN LOGÍSTICA o cómo saber ser el queso del sándwich, encontrar a Wally y salir de Matrix.

Más allá de los aspectos cuantitativos, afinar el tiro en la cadena de suministro pasa por entender que somos el medio de transmisión entre dos o varios actores, que esos actores no siempre se distinguen a primera vista y además es fundamental comprender su necesidad logística… incluso a pesar de ellos mismos.

Hace unos días conversábamos en el  Centro de Negocios Capitol Empresa sobre la relación entre logística, clientes y la importancia de integrar cada vez más aspectos y departamentos para conseguir generar una experiencia satisfactoria del cliente.

En concreto nos centramos en la parte cualitativa, en las percepciones y sensaciones, en esa forma de hacer las cosas que complementan la parte cuantitativa (la de los datos, formulas, contratos…) que es tan difícil de medir y para el que una excel no nos va a dar la solución.

Como parte de la logística en una empresa industrial, y siempre siguiendo ese mismo hilo cualitativo (ese “je ne sais quoi” que dirían nuestros vecinos) el tema podemos resumirlo en 3 pasos fáciles de recordar:

1-. SOMOS EL QUESO DEL SÁNDWICH.

sandwich family supply chain

La Cadena de suministro en su más amplio sentido, ejerce de TRANSMISOR entre un EMISOR y un RECEPTOR, a través de unas reglas del juego previamente definidas y con ciertos condicionantes y restricciones (legales, temporales…).

No es que estemos en el centro, es que estamos literalmente en el medio del proceso, como el queso fundido en un sándwich, y aceptar esta premisa evidencia replantearse la pregunta ¿Quién es nuestro cliente?

En el sentido más tradicional nuestro cliente sería el receptor, pero siguiendo la analogía del sándwich, si nosotros somos el queso, entonces emisor y receptor son una rebanada de pan de molde cada uno. Las rebanadas…  tanto monta monta tanto, así que primera consecuencia:

En la cadena de suministro: “CLIENTE” es tanto el emisor como el receptor.

Pero nosotros no somos las rebanadas, somos el queso de este sándwich, maleable y que se amolda a la presión, por eso, la segunda consecuencia:

¿Formas parte de la Cadena de Suministro? Debes tener resiliencia para trabajar en el día a día con los problemas, retrasos, y posibles inconvenientes que puedan originarse “en casa” del transmisor o del receptor.

2-. ENCONTRAR A WALLY.

wally family supply chain

Tenemos siempre varios clientes, ya está claro. Ahora toca ser eficiente y encontrar a nuestros verdaderos clientes operativos – a Wally – más allá de alguien que pasa un pedido o personas que envían un e-mail.

Un ejemplo: En el caso de un envío de muestras a un tercero, nuestros clientes operativos son al menos 3:

a-. El EMISOR, es quien decide que esas muestras hay que enviarlas a cierto receptor en unas determinadas condiciones. Da igual quién nos envíe o reenvíe la información, debemos buscar el emisor ORIGEN y entender su necesidad en ese encargo, implícita o explícita, y además comprender sus expectativas.

b-. El RECEPTOR de las muestras, y más en concreto, el departamento logístico de la empresa que recibe las muestras, pues va a dictar las reglas del juego. Cuándo, dónde, de qué forma, con qué documentación…

c-. El VEHÍCULO de la información, en este caso la empresa de transportes contratada, la cual necesita las indicaciones adecuadas, medios apropiados y condiciones pactadas y específicas. El transmisor es quién actúa físicamente en nuestro lugar con el receptor y el emisor.

¿SER EFICIENTE O EFICAZ?

Una vez tenemos controlados a todos “los Wallies” – Clientes – y definidos en cada caso concreto, nuestro objetivo fundamental es ser eficientes en todos nuestros procesos, con el mínimo desperdicio en cada una de las fases, y léase desperdicio como pérdida de cualquier tipo de recursos en cualquiera de los eslabones de la cadena, lo que suele ir muy unido a la descripción y estandarización de procesos.

Ser eficiente (cero desperdicio) es la regla básica para ser competitivo, pero hay veces en las que para salvar el negocio, se necesita ser EFICAZ. Como decimos por Valencia (y mis más sinceras disculpas por el vocabulario):

Els diners i els collons, per a les ocasions.

Tener claros nuestros clientes reales, nos ayudará a distinguir rápidamente en qué ocasiones es necesario asignar los recursos “extra” para asegurar la eficacia, minimizando el impacto en la cuenta de resultados.

3-. SALIR DE MATRIX

… o no volver a entrar.

matrix family supply chain.jpg

¿Y qué es Matrix? Matrix es el “conocimiento logístico” de nuestros clientes. Su percepción de las necesidades logísticas, su capacidad para expresarlas y las expectativas que se ha creado al respecto.

Más allá de que una entrega sea correcta objetivamente hablando, el “éxito” o “fracaso” de la operación reside en el grado de cumplimiento de las expectativas de todos nuestros clientes.

Cada cliente tiene su propio Matrix particular, puesto que ese conocimiento es personal, y la forma de transmitirlo también.

Con salir de Matrix (o no entrar en Matrix) nos referimos al proceso de traducir a nuestro cliente para comprender su necesidad, extrapolarla a nuestros procesos estándar y equiparar sus expectativas con el servicio que vamos a ofrecerle. Debemos ser capaces de extraer, objetivizar, parametrizar  y estandarizar  esa demanda única, “sacarla de Matrix”, para poder alinearla con los procesos logísticos adecuados.

Y para finalizar, una vez tenemos claro que debemos ser maleables como el queso fundido, reconocer a nuestros verdaderos clientes y comprender su necesidad, incluso a pesar de ellos… ¡sólo queda ponerse manos a la obra!

Arantza Bárcena. The family supply chain.

LAS ESPIRALES DEL CAOS

Hace unos meses tuve una larga charla con una compañera del sector. Me contaba cómo había funcionado el lanzamiento de un nuevo proyecto, y aunque  había sido un éxito hacia el cliente,  la mayor parte de la conversación estaba centrada en detalles muy concretos que habían generado una tensión tal, que por momentos mi compi pensaba  que se les iba el proyecto a pique.

Lo curioso del caso, es que dentro del proyecto, ninguna de las partes por separado implicaba un nivel superior de conocimientos o tecnología que no hubieran utilizado ya. Todo era teoría conocida. Y aun así, a la hora de la verdad, en la práctica, entraron de lleno en una espiral de caos.

¿Qué es para mí una espiral de caos? Pues la espiral del caos es un momento en el que pese a estar tratando con conceptos sencillos (información, niveles de comunicación, skateholders, procedimientos…) que se creían totalmente OK y que además no son nuevos y están incorporados a la rutina de trabajo, cuando se ensamblan juntos se crea de repente un follón que crece “de la nada” y se convierte en un tifón de fuerza 5. Para más inri, normalmente esto sucede un viernes a última hora, o en Agosto, cuando la mitad de las personas del mundo están de vacaciones, o en el previo a un festivo…. Y no es casualidad.

En este caso concreto, el producto estaba fabricado con tecnología totalmente conocida y utilizada a diario; el cliente era nuevo, pero con unos canales de comunicación estándares, las personas implicadas eran especialistas en su área de conocimiento y además era un proyecto prioritario para la compañía.

Si “lo tenían todo”… ¿qué es lo que no salió bien para incluso  llegar a plantearse que no salvaban la primera entrega? En este punto, y después de unas horas hablando y profundizando sobre el tema, su  conclusión fue que dieron por supuesto muchos pequeños detalles.

Nada más. Y nada menos.

A posteriori vio que trabajaron con exceso de confianza y subestimaron la importancia de tener realmente maduros los procesos en su conjunto. Sobre el papel, se conocían todos los pasos, ¿qué podía pasar? Pues… todo.

Dieron por sentado que todos entendían lo mismo cuando describían las partes del proyecto, que todo el mundo conocía y dominaba su parcela de gestión… y que sabía cuál era exactamente su parcela de gestión. No previeron tiempos “extra” para posibles imprevistos ni se dieron el tiempo a ellos mismos, no tuvieron en cuenta que lo más delicado de un proyecto es el ensamblaje de las diferentes partes, pensaron que todos tenían claros los límites de cada área (total, esto es “más de lo mismo”). Trabajaron a la vez y en el mismo proyecto, pero no consiguieron trabajar en equipo. Dieron por supuesto que había un líder y  una línea de trabajo estable… y el día que todo debía fluir, lo que llegó fue un tsunami y entraron en una espiral de caos.

Afortunadamente, uno de los fuertes absolutos de ese equipo es solucionar problemas, así que esta historia tiene final feliz, con una primera entrega impecable cara al cliente, pero todo el que ha vivido ese momento tsunami, sabe el esfuerzo titánico que hace falta para reconducir la situación.

Una vez dentro de una espiral del caos, sólo hay un camino posible, “echarle músculo” inmediato a la situación para contenerla  (más horas, más recursos) y con suerte, aprender mucho de ella.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

CREER, CONFIAR, DELEGAR

Todo el mundo habla de delegar en el trabajo, pero delegar es algo bastante difícil y no es banal.

Por un lado, es imposible ser mando intermedio (y mucho menos directivo) si no somos capaces de delegar, es algo intrínseco a un puesto de una cierta entidad (aunque no se tengan colaboradores directos) y un hecho consumado porque, por muchísima capacidad de trabajo que tengamos, al final cada uno de nosotros está restringido (máximo) a: 24h al día, dos oídos para escuchar, dos ojos para ver, dos manos para actuar, dos piernas para desplazarse, una boca para hablar, un cerebro para pensar y coordinar todo lo demás, y una única percepción del mundo. ¿Por qué describo algo tal trivial? Pues porque realmente cuando gestionas un puesto intermedio o directivo… ¡son muy pocos recursos si quieres hacerlo todo!

Mi sensación es que, al menos los que hemos estudiado carreras STEM en España, aprendemos durante años a trabajar con números, datos, problemas complejos, árboles de decisión, procesos etc, pero salimos con muy pocos conocimientos de gestión de personas. El que vaya a contestar a esto diciendo que este tema se “aprende” con las decenas de trabajos que hay que exponer en grupo, por favor, que no pierda el tiempo, eso nos hace practicar para aprender a trabajar en grupo, y ya os confirmo que del “grupo” al “equipo” hay una galaxia de distancia. Es verdad que cuando haces un posgrado, trabajar casos prácticos en grupo  y hacer role-playing te ayudan (esta vez sí), a entender y practicar el trabajo en equipo. Pero delegar es otra cosa.

Debo confesar que delegar me parece una de los procesos más difíciles de realizar y que se requiere práctica, autoconocimiento y autocontrol, porque si tienes un perfil técnico en el fondo (siendo honesto contigo mismo) crees que la mejor persona para hacer exactamente eso que has pensado o diseñado… eres tú y sólo tú mismo.

Aquí es donde entra el primer aspecto fundamental: LA CONFIANZA

Mi experiencia, nada reglada pero 100% empírica, me hace llegar a la conclusión de que para poder delegar plenamente, lo que hacemos en realidad es un ejercicio de confianza. Confiar en que esa persona encontrará el camino adecuado, confiar en que tiene los conocimientos necesarios, confiar en su buen hacer , en que encontrará la forma de resolver los problemas que vayan apareciendo y que hablará contigo sobre lo que no ve claro o los posibles puntos débiles.

Pero, ¿cómo confiar en personas que “llegan a ti”? Habitualmente son personas que  no hemos elegido, muchas veces ni siquiera las conocemos en profundidad, puede que ni siquiera coincidamos en los métodos de trabajo o que personalmente no tengamos nada en común más que el trabajo. No son tu novio, ni tu mejor amigo. Sin embargo, vamos a confiar a ellos nuestro éxito laboral.

¿Cómo? Siendo CREYENTE.

Es necesario creer. Creer en nuestra empresa, en sus valores para contratar a las personas adecuadas, CREER EN EL PROYECTO, creer en el criterio de la persona que – a su vez – ha delegado en nosotros, que ha confiado en nosotros. Es hacer un acto de fe hacia el sistema que hemos elegido para desarrollarnos profesionalmente. O nos creemos nuestro trabajo (nuestro proyecto) y confiamos en el resto, o como dicen en mi pueblo, a ver cómo “vendemos la burra” al que lo tiene que hacer por nosotros. Al fin y al cabo eso es delegar.

Por último un consejo, hacérnoslo mirar: Cuando fracasa un trabajo que hemos delegado dejemos las excusas porque  el máximo responsable del fracaso somos nosotros. Dejemos de pensar en “culpables” y hagamos revisión interna:

¿Hemos comunicado de una forma eficaz el mensaje? ¡El mensaje sólo es válido si el RECEPTOR lo entiende! ¿Hemos supervisados los hitos en tiempo y forma? ¿Hemos atendido las dudas que surgen? Pero no las que nosotros creemos, sino las que los demás exponen.  ¿Les hemos dado tiempo y espacio para explicar los “contras” y las posibles soluciones?. ¿Hemos ayudado a resolver los problemas que no saben/pueden resolver las personas en las que hemos delegado?

Delegar, como también dirían en mi pueblo, no es endiñar el marrón a otro.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

 

 

LA MISIÓN DE LA EMPRESA EN MI DÍA A DÍA.

Hace poco estuve en el VI encuentro Alimarket de Logística de gran consumo, y la primera ponencia era de Bertrand Renault,  Director Logístico de FNAC España: “Del multicanal al omnicanal en la nueva logística retail”.

Uno de los puntos principales para entender todo el cambio que habían hecho era: “Saber lo que queremos y lo que somos”.

Beltrad Renault ALimarket

A muchos les pareció poco relevante, yo pensé: “debería haber sido la primera diapositiva de la ponencia”.

¿Por qué? Porque si no sabes quién eres y a dónde vas, no sabes nada. Quizás lo siguiente es pensar que sí, que eso está bien para los “grandes planes estratégicos” de la empresa, pero la verdad, lo que realmente hace que los planes se cumplan es tener presente la esencia en los pequeños gestos del día a día.

Mi Experiencia:

Hace unos años, estábamos creando un procedimiento sobre aprovisionamiento de materias primas que tenía que desarrollarse en conjunto con el departamento de calidad, y después de varias reuniones, no teníamos claro cómo abordar uno de los puntos iniciales y qué enfoque darle, lo que era muy importante porque en función de cómo lo definiéramos íbamos a implementar una forma u otra de trabajo que afectaría al trabajo rutinario de muchas personas.

Uno de los días que estábamos de nuevo hablando sobre lo mismo sin haber avanzado mucho, coincidió que en la reunión estaba el entonces Director de Calidad e I+D, Rafa Boix, y cuando vio la situación lo único que nos dijo fue:

¿Dónde trabajáis?
¿Cuál es la misión de esta empresa?
¿Cuál es la visión de esta empresa?
¿Cuál es nuestra estrategia actual?
No sé qué duda puede haber si lo tenéis en cuenta. Volveremos a reunirnos cuando el procedimiento que escribáis cumpla punto por punto con lo que somos.

Aquello me dejó doblemente KO porque lo que me esperaba era alguien que eligiera “A o B” y no que nos devolviera la pelota… ¡y qué pelota! Además, ¿qué era eso de qué hiciéramos un procedimiento que se convertiría en rutinario basándonos en la misión de la empresa?

Honestamente hasta aquí  mi imagen de la misión, visión etc… lo que me parecía era HUMO. Humo denso de puro habano que se fumaban los departamentos de RSC o comunicación o márquetin y que lo maqueaban de forma cuqui para rellenar las webs corporativas. En ese momento pensé: “menudo marrón me acaba de caer, no sólo no conseguimos seguir adelante sino que le tenemos que dar enfoque metafísico de palabrería. Genial”. Qué miras tan reducidas tenía…

En fin, el caso es que me gustara o no, eso es lo que había, y ante un cambio disruptivo, tenemos dos formas de enfrentarnos a él:

1-. Menudo rollo, no me creo nada, con todo lo que tengo y encima esto, voy a salvar la papeleta o intentar que lo haga otro.

2-. Mis creencias me dicen que esto no va a funcionar pero realmente no sé de qué va y lo tengo que hacer igual, así que borro mis reticencias y lo encaro con una mentalidad abierta, quién sabe, si encima aprendo algo… eso que me llevo.

Yo opté por el segundo formato, y desde entonces, mi forma de pensar cambió radicalmente (al final sí que aprendí, sí…)

En nuestro caso, estos son los valores:

vision GAC

Y he de decir, que sí nos marcó como equipo el tenerlos delante cada vez que hablábamos del procedimiento en cuestión, en cierta forma nos hizo limar aristas y confluir en los puntos más controvertidos, y también nos hizo modificar otros procedimientos que creíamos terminados.

La práctica:

Si aún crees que la misión, visión y valores de una compañía no marca (o debería) su día a día, te invito a este pequeño ejercicio práctico.

Piensa el protocolo para trabajar con un proveedor, tu política de servicio al cliente, tu estándar de calidad… lo que quieras, según la visión, misión y valores de AMAZON; FERRARI, UNICEF, SAREB y ACCIONA. ¿De verdad no cambia nada?

AMAZON

Our mission is simple: We want Amazon to be the place where our customers can find, discover and buy anything online. Whatever our customers want, we will find the means to deliver it. At Amazon, we’re working to be the most customer – centric company on earth.

FERRARI:

Unique: Being Ferrari means being part of a unique future-focused team in which people are the most valuable resource.
Together we compete on the track and markets all over the world.  
Together we’ve crafted the Vision, Mission and Values that are the very essence of feeling part of Ferrari and which guide us as we tackle our day-to-day challenges.

Vision: Ferrari, Italian Excellence that makes the world dream

Mission: We build cars, symbols of Italian excellence the world over, and we do so to win on both road and track. Unique creations that fuel the Prancing Horse legend and generate a “World of Dreams and Emotions”.

UNICEF

La misión: La Asamblea General de las Naciones Unidas ha confiado al UNICEF el mandato de promover la protección de los derechos del niño, de ayudar a satisfacer sus necesidades básicas y de aumentar las oportunidades que se les ofrecen para que alcancen plenamente sus potencialidades.

El UNICEF se guía por lo dispuesto en la Convención sobre los Derechos del Niño y se esfuerza por conseguir que esos derechos se conviertan en principios éticos perdurables y normas internacionales de conducta hacia los niños.

El UNICEF reitera que la supervivencia, la protección y el desarrollo de los niños son imperativos de desarrollo de carácter universal y forman parte integrante del progreso de la humanidad.

El UNICEF moviliza la voluntad política y los recursos materiales para ayudar a los países, en particular a los países en desarrollo, a garantizar que los niños tengan derechos prioritarios sobre los recursos, y a crear la capacidad de establecer políticas apropiadas y ofrecer servicios para los niños y sus familias.

El UNICEF se empeña en garantizar que se dé protección especial a los niños más desfavorecidos: víctimas de guerra, desastres, extrema pobreza, todas las formas de violencia y explotación y los niños con discapacidades.

El UNICEF no es una organización partidista y su cooperación no es discriminatoria; en todo lo que hace, tienen prioridad los niños más desfavorecidos y los países más necesitados.

SAREB

Misión: Nuestra misión es desinvertir los activos en un plazo de 15 años. Somos un instrumento clave en el saneamiento bancario español. Nuestro compromiso es vender en el plazo establecido los activos financieros e inmobiliarios recibidos y cumplir con la devolución de la deuda avalada por el Estado español. Debemos asegurar nuestra viabilidad como empresa para cumplir con los compromisos adquiridos con accionistas, inversores y la sociedad en su conjunto.

Visión: Trabajamos para que nuestra labor permita mejorar la economía española, de forma que repercuta favorablemente en el conjunto de la sociedad. Somos una empresa privada dedicada a cumplir el mandato que nos ha sido encomendado, contribuyendo así al saneamiento del sector financiero y de la economía española. En este proceso es clave la cualificación profesional y ética de nuestros empleados. El compromiso cívico nos lleva a trabajar bajo estándares éticos y con criterios socialmente responsables.

ACCIONA

Buscamos satisfacer las necesidades actuales sin comprometer las de generaciones futuras.

Nuestra misión es ser líderes en la creación, promoción y gestión de infraestructuras, energía, agua y servicios; contribuyendo activamente al bienestar social, al desarrollo sostenible y a la generación de valor para nuestros grupos de interés.

Nuestra visión es ser capaces de dar respuesta al reto de conseguir un desarrollo sostenible a través de todas nuestras áreas de actividad, para que generaciones actuales y futuras disfrutemos de una vida mejor.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

“Su amor no era sencillo”. Dónde buscar las soluciones de la Cadena de Suministro.

Desde que lo leí por primera vez hace muuuucho tiempo, este poema se quedó conmigo y me ha acompañado en el camino. Ahora, retrospectivamente y salvando las distancias, me recuerda a muchas situaciones de nuestro día a día en Cadena de Suministro:

Los detuvieron por atentado al pudor. 
Y nadie les creyó cuando el hombre y la mujer trataron de explicarse. 
En realidad, su amor no era sencillo.
El padecía claustrofobia, y ella, agorafobia.
Era sólo por eso que fornicaban en los umbrales.
                      Mario Benedetti (Despistes y Franquezas, 1989).

Cuando crees que has encontrado una solución “estupenda” a un problema difícil, resulta que es ilegal por cierta normativa que ni sabías que se aplicaría en ese caso.

Encontrar soluciones adecuadas a los desafíos en Cadena de Suministro exige creatividad y rapidez de acción, pero lo que realmente marca la diferencia es encontrar la solución esférica, esa que, la mire quién la mire y la mires por dónde la mires… soluciona el problema.

La solución a un problema complejo nunca puede llegar de la incomunicación y el departamentalismo porque habitualmente, LA SOLUCIÓN, la buena con mayúsculas, nunca implica a una sola persona ni a un solo departamento.

¿Y dónde encuentro yo esa solución perfecta?

Pues en la calle.

Sí, en “la calle”: en mis compañeros de trabajo, escuchando su experiencia; en mi competencia, observando sus pasos; en mis jefes y en los jefes de mis jefes, adecuándola a nuestra estrategia; en mis clientes: las unidades productivas y en sus clientes, los usuarios de los productos; en mis amigos: ¿quién no se ha “iluminado” alguna vez tomando algo con los amigos?; en mi red de contactos, valorando opciones, leyendo artículos…

Arantza Bárcena. The family supply chain.

La importancia de tener raíces. Saltar con red en la empresa.

    “There are only two lasting bequests we can hope to give our children. One of these is roots; the other, wings”.   Hodding Carter

El otro día salí con unos amigos de toda la vida. A unos hacía semanas que no veía, a otros meses y a algunos incluso años, pero no importó. No importó nada.

Nosotros pasamos la adolescencia en los 80’ y 90’, sin móviles ni internet, pero con muchas horas juntos de calle y de parque a nuestras espaldas. Muchas horas, una tras otra. Y eso une de una forma especial. Crea una especie de red que se mantiene en el tiempo, aunque nuestras vidas hayan tomado caminos más que diferentes, aunque nuestras ideas e ideales no se parezcan en nada.

Me doy cuenta que esa misma red es muy parecida a la que me une con mi familia. Yo tengo una familia lejana geográficamente hablando (León, Valencia, Bilbao, Mallorca…) pero sumamente cercana en el trato. Es como si atravesáramos un agujero de gusano, haciendo que el tiempo y la distancia se reduzcan a la mínima expresión cada vez que nos vemos.

Ahora entiendo que soy sumamente independiente porque sé que ellos siempre están ahí, porque cuando “salto”, siempre lo hago con red, con la confianza que me da saber que a mi vuelta mi familia y mis amigos están aquí, para mí. Ellos son mis raíces y se entrelazan para formar mi red. Cuanto más tupida es esa red, más lejos puedo saltar yo.

Dentro de ese círculo de confianza, cuando uno dice: “vamos”, la pregunta inmediata de los demás no es “¿a dónde?” o “¿por qué?”, sino “¿CUÁNDO?”. Confiamos en que sus intenciones son buenas, y entendemos que a veces las personas nos  equivocamos y cometemos errores. Y seguimos adelante.

A nivel profesional pienso que debería pasarnos algo parecido. En una empresa es cierto que hay una red jerárquica imprescindible y unos objetivos departamentales/de área propios, vamos, hay un trabajo que hacer, pero la empresa no vive sólo de eso.

Hay empresas en las que se generan multitud de proyectos que se ejecutan y salen adelante, y está  bien, todo es correcto. Pero hay empresas que realmente van un paso más allá. Son pequeños detalles que marcan las grandes diferencias. La mayoría de las ideas disruptivas que cambiarían el rumbo de una empresa, se ahogan antes incluso de darles una primera oportunidad.

¿Cómo aumentar la tasa de éxito de estas ideas?

Lo primero es tener raíces. Tener unos valores de empresa nítidos, conocidos y compartidos. Tener una visión inspiradora y una misión clara. Pero sobre todo, avalar los valores, la misión y la visión con hechos. Porque somos lo que hacemos. Las raíces siempre están, son sólidas, y lo mismo tiene que pasar con nuestros valores, visión y misión en la empresa.

Lo segundo es crear una red a base de confianza. Confianza en las personas como profesionales, confianza en los riesgos controlados, confianza en tener ciertos canales de comunicación alternativos donde directivos, mandos intermedios y técnicos pueden salir de su zona de confort abalados por la empresa. Confianza en que una idea que se estudia y finalmente no tiene la viabilidad necesaria, nunca es un fracaso.

 Todas las empresas tienen en su seno personas totalmente capaces y dispuestas a pensar ideas brillantes, pero pocas tienen las raíces adecuadas para generar la red de confianza necesaria para llevarlas a cabo y dejarlas volar alto.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

Tranquilidad… ese mail tocapelotas en realidad no es para ti.

Cuando nos enfadamos en el entorno profesional, nuestro proceso de toma de decisiones pasa de utilizar la razón, que genera acciones objetivas basadas en la lógica, a utilizar los sentimientos, con reacciones subjetivas basadas en la emotividad.

Hace unos días, estando con unos amigos, uno de ellos nos comentaba lo molesto que estaba por un mail de trabajo que había recibido. Nos lo contaba indignado, de forma muy personal y, empezó una conversación porque todos teníamos anécdotas parecidas. Y es que todos hemos visto alguna vez a alguien que recibe un mail de un compañero y escucha comentarios del tipo: ¿pero quién se cree qué es éste?, ¿de qué va?, o pues va listo si cree que yo voy a hacer eso…

¿Quién no ha recibido alguna vez un e-mail de trabajo de esos que sientan como una bomba? ¿Y por qué nos afecta tanto? ¿Cómo hacer que nos afecte menos?

Actualmente vivimos en un entorno laboral en el que la comunicación diaria gira en torno al e-mail, que nos ayuda a estar conectados, a informar, coordinar, dirigir… a una o varias personas, las cuales además tienen la oportunidad de verlo en el momento o de forma diferida.

En principio, es gran herramienta que nos ayuda a gestionar grandes volúmenes de información desde cualquier lugar, en teoría de forma clara y objetiva, pues está escrito y no requiere “tirar de memoria” como en una conversación, y aun así, hay momentos en los que un mail “tocapelotas” nos puede hacer enfadar y sacar de nuestras casillas.

Esto no sería más que una anécdota, si realmente no tuviera implicaciones, pero cuando un e-mail profesional nos toca la fibra personal, sí tiene consecuencias ya que nos indigna como personas y nos provoca enfado, con los efectos fisiológicos que ello conlleva:

  • generamos adrenalina (dolores musculares, cansancio, problemas para dormir)
  • se inflama la mucosa gástrica (reflujo, acidez, úlceras de estómago)
  • acentúa y crea problemas dermatológicos (pruritos, sarpullidos, eccemas)

Pero además de estos efectos que todos conocemos y que no suelan desencadenarse al momento, hay efectos más sutiles que afectan a nuestro día a día más inmediato.

Cuando nos enfadamos en el entorno profesional, nuestro proceso de toma de decisiones pasa de utilizar LA RAZÓN, que genera ACCIONES OBJETIVAS BASADAS EN LA LÓGICA, a utilizar LOS SENTIMIENTOS, con REACCIONES SUBJETIVAS BASADAS EN LA EMOTIVIDAD. Creamos una especie de efecto túnel, donde nos centramos en los aspectos emocionales que nos importan y por tanto perdemos perspectiva y globalidad.

Lo preocupante es que este cambio NO es selectivo, no sólo afecta a la respuesta del e-mail en concreto, sino a todas nuestras decisiones (laborales o no) que tomemos.

¿CÓMO TOMAR DISTANCIA Y RETOMAR LA PERSPECTIVA ANTE ESTA SITUACIÓN?

Lo primero es entender la comunicación por e-mail. Lo utilizamos tan a menudo que la mayoría de veces sustituye a una charla en persona… pero ¡ojo! No es ni por asomo igual.

Un e-mail es como una conversación en persona matizada con un filtro de Síndrome de Asperger.

No sabemos en qué circunstancias anímicas ni en qué entorno se encontraba el emisor de la información, que a su vez no tiene ni idea de dónde, cómo y cuándo va a leerlo el receptor. Además, perdemos todo nuestro rico e inigualable lenguaje no verbal: el tono, la inflexión de la voz, las pausas, la mirada, los gestos… y la capacidad de poder preguntar para aclarar conceptos. El emisor tiene que presuponer un montón de cosas, y puede no acertar.

Un e-mail es un documento escrito y unilateral,  NO ES UNA CONVERSACION.

Tengamos presente y claro esta máxima. Si lo hacemos, nuestra forma de recibir la información cambiará y será consecuente con el tipo real de comunicación. No conversamos, leemos. Sólo con esto, la mitad de los e-mails susceptibles de tocarnos la fibra dejan de tener ese efecto.

¿Y si aun así nos hierve la sangre?

frustracion

En ese caso… lo mejor es buscar “trucos” para racionalizar la situación y pasar de la subjetividad a la objetividad en el mínimo tiempo posible. Aquí van algunos:

Tu YO profesional:

Recuerda que el emisor de ese e-mail le habla a tu “YO” profesional, de forma más o menos acertada, pero sólo a tu yo profesional. Nuestro trabajo es importante para todos, pero todos somos mucho más que trabajo, tenemos muchas más facetas, virtudes, curiosidades… Nuestro yo profesional es sólo una “pequeña” parcela en nuestro yo total. ¿Cómo vamos a dejar que alguien cuyo radio de acción se restringe al entorno profesional nos afecte a todo nuestro yo? Somos mucho, mucho más. Piensa bien a quién le otorgas el honor y la distinción de poder influir en ti. ¿Seguro que quieres que sea quién ha escrito ese e-mail?

Domina lo que sí controlas:

Sí, en efecto, has recibido un e-mail soberbio, maleducado u ofensivo… en resumen: muy poco profesional. Si respondes en ese mismo tono… ¿qué dice eso de tu propia profesionalidad?

Ojo por ojo…

Has intentado racionalizar y aun así tienes un cabreo que no veas. En este caso, vuélcalo. Abre un nuevo e-mail sin destinatario y contesta como se merece, no te prives, cántale las cuarenta, que pruebe de su medicina, qué se entere de quién eres, pon los puntos sobre las íes, no te dejes ni una coma, escríbelo todo y cuando creas que has terminado, léelo con atención… Y BÓRRALO. Personalmente me parece la opción menos adecuada, pero permite verbalizar el enfado sin consecuencias de las que luego nos podamos arrepentir.

Y después de estos consejos amigables… siempre, siempre, siempre, contesta ese e-mail desde la sensatez y con datos objetivos.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

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