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Family Supply Chain

Lo que una excel no puede contarte

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LOGÍSTICA o cómo saber ser el queso del sándwich, encontrar a Wally y salir de Matrix.

Más allá de los aspectos cuantitativos, afinar el tiro en la cadena de suministro pasa por entender que somos el medio de transmisión entre dos o varios actores, que esos actores no siempre se distinguen a primera vista y además es fundamental comprender su necesidad logística… incluso a pesar de ellos mismos.

Hace unos días conversábamos en el  Centro de Negocios Capitol Empresa sobre la relación entre logística, clientes y la importancia de integrar cada vez más aspectos y departamentos para conseguir generar una experiencia satisfactoria del cliente.

En concreto nos centramos en la parte cualitativa, en las percepciones y sensaciones, en esa forma de hacer las cosas que complementan la parte cuantitativa (la de los datos, formulas, contratos…) que es tan difícil de medir y para el que una excel no nos va a dar la solución.

Como parte de la logística en una empresa industrial, y siempre siguiendo ese mismo hilo cualitativo (ese “je ne sais quoi” que dirían nuestros vecinos) el tema podemos resumirlo en 3 pasos fáciles de recordar:

1-. SOMOS EL QUESO DEL SÁNDWICH.

sandwich family supply chain

La Cadena de suministro en su más amplio sentido, ejerce de TRANSMISOR entre un EMISOR y un RECEPTOR, a través de unas reglas del juego previamente definidas y con ciertos condicionantes y restricciones (legales, temporales…).

No es que estemos en el centro, es que estamos literalmente en el medio del proceso, como el queso fundido en un sándwich, y aceptar esta premisa evidencia replantearse la pregunta ¿Quién es nuestro cliente?

En el sentido más tradicional nuestro cliente sería el receptor, pero siguiendo la analogía del sándwith, si nosotros somos el queso, entonces emisor y receptor son una rebanada de pan de molde cada uno. Las rebanadas…  tanto monta monta tanto, así que primera consecuencia:

En la cadena de suministro: “CLIENTE” es tanto el emisor como el receptor.

Pero nosotros no somos las rebanadas, somos el queso de este sándwich, maleable y que se amolda a la presión, por eso, la segunda consecuencia:

¿Formas parte de la Cadena de Suministro? Debes tener resiliencia para trabajar en el día a día con los problemas, retrasos, y posibles inconvenientes que puedan originarse “en casa” del transmisor o del receptor.

2-. ENCONTRAR A WALLY.

wally family supply chain

Tenemos siempre varios clientes, ya está claro. Ahora toca ser eficiente y encontrar a nuestros verdaderos clientes operativos – a Wally – más allá de alguien que pasa un pedido o personas que envían un e-mail.

Un ejemplo: En el caso de un envío de muestras a un tercero, nuestros clientes operativos son al menos 3:

a-. El EMISOR, es quien decide que esas muestras hay que enviarlas a cierto receptor en unas determinadas condiciones. Da igual quién nos envíe o reenvíe la información, debemos buscar el emisor ORIGEN y entender su necesidad en ese encargo, implícita o explícita, y además comprender sus expectativas.

b-. El RECEPTOR de las muestras, y más en concreto, el departamento logístico de la empresa que recibe las muestras, pues va a dictar las reglas del juego. Cuándo, dónde, de qué forma, con qué documentación…

c-. El VEHÍCULO de la información, en este caso la empresa de transportes contratada, la cual necesita las indicaciones adecuadas, medios apropiados y condiciones pactadas y específicas. El transmisor es quién actúa físicamente en nuestro lugar con el receptor y el emisor.

¿SER EFICIENTE O EFICAZ?

Una vez tenemos controlados a todos “los Wallies” – Clientes – y definidos en cada caso concreto, nuestro objetivo fundamental es ser eficientes en todos nuestros procesos, con el mínimo desperdicio en cada una de las fases, y léase desperdicio como pérdida de cualquier tipo de recursos en cualquiera de los eslabones de la cadena, lo que suele ir muy unido a la descripción y estandarización de procesos.

Ser eficiente (cero desperdicio) es la regla básica para ser competitivo, pero hay veces en las que para salvar el negocio, se necesita ser EFICAZ. Como decimos por Valencia (y mis más sinceras disculpas por el vocabulario):

Els diners i els collons, per a les ocasions.

Tener claros nuestros clientes reales, nos ayudará a distinguir rápidamente en qué ocasiones es necesario asignar los recursos “extra” para asegurar la eficacia, minimizando el impacto en la cuenta de resultados.

3-. SALIR DE MATRIX

… o no volver a entrar.

matrix family supply chain.jpg

¿Y qué es Matrix? Matrix es el “conocimiento logístico” de nuestros clientes. Su percepción de las necesidades logísticas, su capacidad para expresarlas y las expectativas que se ha creado al respecto.

Más allá de que una entrega sea correcta objetivamente hablando, el “éxito” o “fracaso” de la operación reside en el grado de cumplimiento de las expectativas de todos nuestros clientes.

Cada cliente tiene su propio Matrix particular, puesto que ese conocimiento es personal, y la forma de transmitirlo también.

Con salir de Matrix (o no entrar en Matrix) nos referimos al proceso de traducir a nuestro cliente para comprender su necesidad, extrapolarla a nuestros procesos estándar y equiparar sus expectativas con el servicio que vamos a ofrecerle. Debemos ser capaces de extraer, objetivizar, parametrizar  y estandarizar  esa demanda única, “sacarla de Matrix”, para poder alinearla con los procesos logísticos adecuados.

Y para finalizar, una vez tenemos claro que debemos ser maleables como el queso fundido, reconocer a nuestros verdaderos clientes y compreder su necesidad, incluso a pesar de ellos… ¡sólo queda ponerse manos a la obra!

Arantza Bárcena. The family supply chain.

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LAS ESPIRALES DEL CAOS

Hace unos meses tuve una larga charla con una compañera del sector. Me contaba cómo había funcionado el lanzamiento de un nuevo proyecto, y aunque  había sido un éxito hacia el cliente,  la mayor parte de la conversación estaba centrada en detalles muy concretos que habían generado una tensión tal, que por momentos mi compi pensaba  que se les iba el proyecto a pique.

Lo curioso del caso, es que dentro del proyecto, ninguna de las partes por separado implicaba un nivel superior de conocimientos o tecnología que no hubieran utilizado ya. Todo era teoría conocida. Y aun así, a la hora de la verdad, en la práctica, entraron de lleno en una espiral de caos.

¿Qué es para mí una espiral de caos? Pues la espiral del caos es un momento en el que pese a estar tratando con conceptos sencillos (información, niveles de comunicación, skateholders, procedimientos…) que se creían totalmente OK y que además no son nuevos y están incorporados a la rutina de trabajo, cuando se ensamblan juntos se crea de repente un follón que crece “de la nada” y se convierte en un tifón de fuerza 5. Para más inri, normalmente esto sucede un viernes a última hora, o en Agosto, cuando la mitad de las personas del mundo están de vacaciones, o en el previo a un festivo…. Y no es casualidad.

En este caso concreto, el producto estaba fabricado con tecnología totalmente conocida y utilizada a diario; el cliente era nuevo, pero con unos canales de comunicación estándares, las personas implicadas eran especialistas en su área de conocimiento y además era un proyecto prioritario para la compañía.

Si “lo tenían todo”… ¿qué es lo que no salió bien para incluso  llegar a plantearse que no salvaban la primera entrega? En este punto, y después de unas horas hablando y profundizando sobre el tema, su  conclusión fue que dieron por supuesto muchos pequeños detalles.

Nada más. Y nada menos.

A posteriori vio que trabajaron con exceso de confianza y subestimaron la importancia de tener realmente maduros los procesos en su conjunto. Sobre el papel, se conocían todos los pasos, ¿qué podía pasar? Pues… todo.

Dieron por sentado que todos entendían lo mismo cuando describían las partes del proyecto, que todo el mundo conocía y dominaba su parcela de gestión… y que sabía cuál era exactamente su parcela de gestión. No previeron tiempos “extra” para posibles imprevistos ni se dieron el tiempo a ellos mismos, no tuvieron en cuenta que lo más delicado de un proyecto es el ensamblaje de las diferentes partes, pensaron que todos tenían claros los límites de cada área (total, esto es “más de lo mismo”). Trabajaron a la vez y en el mismo proyecto, pero no consiguieron trabajar en equipo. Dieron por supuesto que había un líder y  una línea de trabajo estable… y el día que todo debía fluir, lo que llegó fue un tsunami y entraron en una espiral de caos.

Afortunadamente, uno de los fuertes absolutos de ese equipo es solucionar problemas, así que esta historia tiene final feliz, con una primera entrega impecable cara al cliente, pero todo el que ha vivido ese momento tsunami, sabe el esfuerzo titánico que hace falta para reconducir la situación.

Una vez dentro de una espiral del caos, sólo hay un camino posible, “echarle músculo” inmediato a la situación para contenerla  (más horas, más recursos) y con suerte, aprender mucho de ella.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

CREER, CONFIAR, DELEGAR

Todo el mundo habla de delegar en el trabajo, pero delegar es algo bastante difícil y no es banal.

Por un lado, es imposible ser mando intermedio (y mucho menos directivo) si no somos capaces de delegar, es algo intrínseco a un puesto de una cierta entidad (aunque no se tengan colaboradores directos) y un hecho consumado porque, por muchísima capacidad de trabajo que tengamos, al final cada uno de nosotros está restringido (máximo) a: 24h al día, dos oídos para escuchar, dos ojos para ver, dos manos para actuar, dos piernas para desplazarse, una boca para hablar, un cerebro para pensar y coordinar todo lo demás, y una única percepción del mundo. ¿Por qué describo algo tal trivial? Pues porque realmente cuando gestionas un puesto intermedio o directivo… ¡son muy pocos recursos si quieres hacerlo todo!

Mi sensación es que, al menos los que hemos estudiado carreras STEM en España, aprendemos durante años a trabajar con números, datos, problemas complejos, árboles de decisión, procesos etc, pero salimos con muy pocos conocimientos de gestión de personas. El que vaya a contestar a esto diciendo que este tema se “aprende” con las decenas de trabajos que hay que exponer en grupo, por favor, que no pierda el tiempo, eso nos hace practicar para aprender a trabajar en grupo, y ya os confirmo que del “grupo” al “equipo” hay una galaxia de distancia. Es verdad que cuando haces un posgrado, trabajar casos prácticos en grupo  y hacer role-playing te ayudan (esta vez sí), a entender y practicar el trabajo en equipo. Pero delegar es otra cosa.

Debo confesar que delegar me parece una de los procesos más difíciles de realizar y que se requiere práctica, autoconocimiento y autocontrol, porque si tienes un perfil técnico en el fondo (siendo honesto contigo mismo) crees que la mejor persona para hacer exactamente eso que has pensado o diseñado… eres tú y sólo tú mismo.

Aquí es donde entra el primer aspecto fundamental: LA CONFIANZA

Mi experiencia, nada reglada pero 100% empírica, me hace llegar a la conclusión de que para poder delegar plenamente, lo que hacemos en realidad es un ejercicio de confianza. Confiar en que esa persona encontrará el camino adecuado, confiar en que tiene los conocimientos necesarios, confiar en su buen hacer , en que encontrará la forma de resolver los problemas que vayan apareciendo y que hablará contigo sobre lo que no ve claro o los posibles puntos débiles.

Pero, ¿cómo confiar en personas que “llegan a ti”? Habitualmente son personas que  no hemos elegido, muchas veces ni siquiera las conocemos en profundidad, puede que ni siquiera coincidamos en los métodos de trabajo o que personalmente no tengamos nada en común más que el trabajo. No son tu novio, ni tu mejor amigo. Sin embargo, vamos a confiar a ellos nuestro éxito laboral.

¿Cómo? Siendo CREYENTE.

Es necesario creer. Creer en nuestra empresa, en sus valores para contratar a las personas adecuadas, CREER EN EL PROYECTO, creer en el criterio de la persona que – a su vez – ha delegado en nosotros, que ha confiado en nosotros. Es hacer un acto de fe hacia el sistema que hemos elegido para desarrollarnos profesionalmente. O nos creemos nuestro trabajo (nuestro proyecto) y confiamos en el resto, o como dicen en mi pueblo, a ver cómo “vendemos la burra” al que lo tiene que hacer por nosotros. Al fin y al cabo eso es delegar.

Por último un consejo, hacérnoslo mirar: Cuando fracasa un trabajo que hemos delegado dejemos las excusas porque  el máximo responsable del fracaso somos nosotros. Dejemos de pensar en “culpables” y hagamos revisión interna:

¿Hemos comunicado de una forma eficaz el mensaje? ¡El mensaje sólo es válido si el RECEPTOR lo entiende! ¿Hemos supervisados los hitos en tiempo y forma? ¿Hemos atendido las dudas que surgen? Pero no las que nosotros creemos, sino las que los demás exponen.  ¿Les hemos dado tiempo y espacio para explicar los “contras” y las posibles soluciones?. ¿Hemos ayudado a resolver los problemas que no saben/pueden resolver las personas en las que hemos delegado?

Delegar, como también dirían en mi pueblo, no es endiñar el marrón a otro.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

 

 

LA MISIÓN DE LA EMPRESA EN MI DÍA A DÍA.

Hace poco estuve en el VI encuentro Alimarket de Logística de gran consumo, y la primera ponencia era de Bertrand Renault,  Director Logístico de FNAC España: “Del multicanal al omnicanal en la nueva logística retail”.

Uno de los puntos principales para entender todo el cambio que habían hecho era: “Saber lo que queremos y lo que somos”.

Beltrad Renault ALimarket

A muchos les pareció poco relevante, yo pensé: “debería haber sido la primera diapositiva de la ponencia”.

¿Por qué? Porque si no sabes quién eres y a dónde vas, no sabes nada. Quizás lo siguiente es pensar que sí, que eso está bien para los “grandes planes estratégicos” de la empresa, pero la verdad, lo que realmente hace que los planes se cumplan es tener presente la esencia en los pequeños gestos del día a día.

Mi Experiencia:

Hace unos años, estábamos creando un procedimiento sobre aprovisionamiento de materias primas que tenía que desarrollarse en conjunto con el departamento de calidad, y después de varias reuniones, no teníamos claro cómo abordar uno de los puntos iniciales y qué enfoque darle, lo que era muy importante porque en función de cómo lo definiéramos íbamos a implementar una forma u otra de trabajo que afectaría al trabajo rutinario de muchas personas.

Uno de los días que estábamos de nuevo hablando sobre lo mismo sin haber avanzado mucho, coincidió que en la reunión estaba el entonces Director de Calidad e I+D, Rafa Boix, y cuando vio la situación lo único que nos dijo fue:

¿Dónde trabajáis?
¿Cuál es la misión de esta empresa?
¿Cuál es la visión de esta empresa?
¿Cuál es nuestra estrategia actual?
No sé qué duda puede haber si lo tenéis en cuenta. Volveremos a reunirnos cuando el procedimiento que escribáis cumpla punto por punto con lo que somos.

Aquello me dejó doblemente KO porque lo que me esperaba era alguien que eligiera “A o B” y no que nos devolviera la pelota… ¡y qué pelota! Además, ¿qué era eso de qué hiciéramos un procedimiento que se convertiría en rutinario basándonos en la misión de la empresa?

Honestamente hasta aquí  mi imagen de la misión, visión etc… lo que me parecía era HUMO. Humo denso de puro habano que se fumaban los departamentos de RSC o comunicación o márquetin y que lo maqueaban de forma cuqui para rellenar las webs corporativas. En ese momento pensé: “menudo marrón me acaba de caer, no sólo no conseguimos seguir adelante sino que le tenemos que dar enfoque metafísico de palabrería. Genial”. Qué miras tan reducidas tenía…

En fin, el caso es que me gustara o no, eso es lo que había, y ante un cambio disruptivo, tenemos dos formas de enfrentarnos a él:

1-. Menudo rollo, no me creo nada, con todo lo que tengo y encima esto, voy a salvar la papeleta o intentar que lo haga otro.

2-. Mis creencias me dicen que esto no va a funcionar pero realmente no sé de qué va y lo tengo que hacer igual, así que borro mis reticencias y lo encaro con una mentalidad abierta, quién sabe, si encima aprendo algo… eso que me llevo.

Yo opté por el segundo formato, y desde entonces, mi forma de pensar cambió radicalmente (al final sí que aprendí, sí…)

En nuestro caso, estos son los valores:

vision GAC

Y he de decir, que sí nos marcó como equipo el tenerlos delante cada vez que hablábamos del procedimiento en cuestión, en cierta forma nos hizo limar aristas y confluir en los puntos más controvertidos, y también nos hizo modificar otros procedimientos que creíamos terminados.

La práctica:

Si aún crees que la misión, visión y valores de una compañía no marca (o debería) su día a día, te invito a este pequeño ejercicio práctico.

Piensa el protocolo para trabajar con un proveedor, tu política de servicio al cliente, tu estándar de calidad… lo que quieras, según la visión, misión y valores de AMAZON; FERRARI, UNICEF, SAREB y ACCIONA. ¿De verdad no cambia nada?

AMAZON

Our mission is simple: We want Amazon to be the place where our customers can find, discover and buy anything online. Whatever our customers want, we will find the means to deliver it. At Amazon, we’re working to be the most customer – centric company on earth.

FERRARI:

Unique: Being Ferrari means being part of a unique future-focused team in which people are the most valuable resource.
Together we compete on the track and markets all over the world.  
Together we’ve crafted the Vision, Mission and Values that are the very essence of feeling part of Ferrari and which guide us as we tackle our day-to-day challenges.

Vision: Ferrari, Italian Excellence that makes the world dream

Mission: We build cars, symbols of Italian excellence the world over, and we do so to win on both road and track. Unique creations that fuel the Prancing Horse legend and generate a “World of Dreams and Emotions”.

UNICEF

La misión: La Asamblea General de las Naciones Unidas ha confiado al UNICEF el mandato de promover la protección de los derechos del niño, de ayudar a satisfacer sus necesidades básicas y de aumentar las oportunidades que se les ofrecen para que alcancen plenamente sus potencialidades.

El UNICEF se guía por lo dispuesto en la Convención sobre los Derechos del Niño y se esfuerza por conseguir que esos derechos se conviertan en principios éticos perdurables y normas internacionales de conducta hacia los niños.

El UNICEF reitera que la supervivencia, la protección y el desarrollo de los niños son imperativos de desarrollo de carácter universal y forman parte integrante del progreso de la humanidad.

El UNICEF moviliza la voluntad política y los recursos materiales para ayudar a los países, en particular a los países en desarrollo, a garantizar que los niños tengan derechos prioritarios sobre los recursos, y a crear la capacidad de establecer políticas apropiadas y ofrecer servicios para los niños y sus familias.

El UNICEF se empeña en garantizar que se dé protección especial a los niños más desfavorecidos: víctimas de guerra, desastres, extrema pobreza, todas las formas de violencia y explotación y los niños con discapacidades.

El UNICEF no es una organización partidista y su cooperación no es discriminatoria; en todo lo que hace, tienen prioridad los niños más desfavorecidos y los países más necesitados.

SAREB

Misión: Nuestra misión es desinvertir los activos en un plazo de 15 años. Somos un instrumento clave en el saneamiento bancario español. Nuestro compromiso es vender en el plazo establecido los activos financieros e inmobiliarios recibidos y cumplir con la devolución de la deuda avalada por el Estado español. Debemos asegurar nuestra viabilidad como empresa para cumplir con los compromisos adquiridos con accionistas, inversores y la sociedad en su conjunto.

Visión: Trabajamos para que nuestra labor permita mejorar la economía española, de forma que repercuta favorablemente en el conjunto de la sociedad. Somos una empresa privada dedicada a cumplir el mandato que nos ha sido encomendado, contribuyendo así al saneamiento del sector financiero y de la economía española. En este proceso es clave la cualificación profesional y ética de nuestros empleados. El compromiso cívico nos lleva a trabajar bajo estándares éticos y con criterios socialmente responsables.

ACCIONA

Buscamos satisfacer las necesidades actuales sin comprometer las de generaciones futuras.

Nuestra misión es ser líderes en la creación, promoción y gestión de infraestructuras, energía, agua y servicios; contribuyendo activamente al bienestar social, al desarrollo sostenible y a la generación de valor para nuestros grupos de interés.

Nuestra visión es ser capaces de dar respuesta al reto de conseguir un desarrollo sostenible a través de todas nuestras áreas de actividad, para que generaciones actuales y futuras disfrutemos de una vida mejor.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

“Su amor no era sencillo”. Dónde buscar las soluciones de la Cadena de Suministro.

Desde que lo leí por primera vez hace muuuucho tiempo, este poema se quedó conmigo y me ha acompañado en el camino. Ahora, retrospectivamente y salvando las distancias, me recuerda a muchas situaciones de nuestro día a día en Cadena de Suministro:

Los detuvieron por atentado al pudor. 
Y nadie les creyó cuando el hombre y la mujer trataron de explicarse. 
En realidad, su amor no era sencillo.
El padecía claustrofobia, y ella, agorafobia.
Era sólo por eso que fornicaban en los umbrales.
                      Mario Benedetti (Despistes y Franquezas, 1989).

Cuando crees que has encontrado una solución “estupenda” a un problema difícil, resulta que es ilegal por cierta normativa que ni sabías que se aplicaría en ese caso.

Encontrar soluciones adecuadas a los desafíos en Cadena de Suministro exige creatividad y rapidez de acción, pero lo que realmente marca la diferencia es encontrar la solución esférica, esa que, la mire quién la mire y la mires por dónde la mires… soluciona el problema.

La solución a un problema complejo nunca puede llegar de la incomunicación y el departamentalismo porque habitualmente, LA SOLUCIÓN, la buena con mayúsculas, nunca implica a una sola persona ni a un solo departamento.

¿Y dónde encuentro yo esa solución perfecta?

Pues en la calle.

Sí, en “la calle”: en mis compañeros de trabajo, escuchando su experiencia; en mi competencia, observando sus pasos; en mis jefes y en los jefes de mis jefes, adecuándola a nuestra estrategia; en mis clientes: las unidades productivas y en sus clientes, los usuarios de los productos; en mis amigos: ¿quién no se ha “iluminado” alguna vez tomando algo con los amigos?; en mi red de contactos, valorando opciones, leyendo artículos…

Arantza Bárcena. The family supply chain.

La importancia de tener raíces. Saltar con red en la empresa.

    “There are only two lasting bequests we can hope to give our children. One of these is roots; the other, wings”.   Hodding Carter

El otro día salí con unos amigos de toda la vida. A unos hacía semanas que no veía, a otros meses y a algunos incluso años, pero no importó. No importó nada.

Nosotros pasamos la adolescencia en los 80’ y 90’, sin móviles ni internet, pero con muchas horas juntos de calle y de parque a nuestras espaldas. Muchas horas, una tras otra. Y eso une de una forma especial. Crea una especie de red que se mantiene en el tiempo, aunque nuestras vidas hayan tomado caminos más que diferentes, aunque nuestras ideas e ideales no se parezcan en nada.

Me doy cuenta que esa misma red es muy parecida a la que me une con mi familia. Yo tengo una familia lejana geográficamente hablando (León, Valencia, Bilbao, Mallorca…) pero sumamente cercana en el trato. Es como si atravesáramos un agujero de gusano, haciendo que el tiempo y la distancia se reduzcan a la mínima expresión cada vez que nos vemos.

Ahora entiendo que soy sumamente independiente porque sé que ellos siempre están ahí, porque cuando “salto”, siempre lo hago con red, con la confianza que me da saber que a mi vuelta mi familia y mis amigos están aquí, para mí. Ellos son mis raíces y se entrelazan para formar mi red. Cuanto más tupida es esa red, más lejos puedo saltar yo.

Dentro de ese círculo de confianza, cuando uno dice: “vamos”, la pregunta inmediata de los demás no es “¿a dónde?” o “¿por qué?”, sino “¿CUÁNDO?”. Confiamos en que sus intenciones son buenas, y entendemos que a veces las personas nos  equivocamos y cometemos errores. Y seguimos adelante.

A nivel profesional pienso que debería pasarnos algo parecido. En una empresa es cierto que hay una red jerárquica imprescindible y unos objetivos departamentales/de área propios, vamos, hay un trabajo que hacer, pero la empresa no vive sólo de eso.

Hay empresas en las que se generan multitud de proyectos que se ejecutan y salen adelante, y está  bien, todo es correcto. Pero hay empresas que realmente van un paso más allá. Son pequeños detalles que marcan las grandes diferencias. La mayoría de las ideas disruptivas que cambiarían el rumbo de una empresa, se ahogan antes incluso de darles una primera oportunidad.

¿Cómo aumentar la tasa de éxito de estas ideas?

Lo primero es tener raíces. Tener unos valores de empresa nítidos, conocidos y compartidos. Tener una visión inspiradora y una misión clara. Pero sobre todo, avalar los valores, la misión y la visión con hechos. Porque somos lo que hacemos. Las raíces siempre están, son sólidas, y lo mismo tiene que pasar con nuestros valores, visión y misión en la empresa.

Lo segundo es crear una red a base de confianza. Confianza en las personas como profesionales, confianza en los riesgos controlados, confianza en tener ciertos canales de comunicación alternativos donde directivos, mandos intermedios y técnicos pueden salir de su zona de confort abalados por la empresa. Confianza en que una idea que se estudia y finalmente no tiene la viabilidad necesaria, nunca es un fracaso.

 Todas las empresas tienen en su seno personas totalmente capaces y dispuestas a pensar ideas brillantes, pero pocas tienen las raíces adecuadas para generar la red de confianza necesaria para llevarlas a cabo y dejarlas volar alto.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

Tranquilidad… ese mail tocapelotas en realidad no es para ti.

Cuando nos enfadamos en el entorno profesional, nuestro proceso de toma de decisiones pasa de utilizar la razón, que genera acciones objetivas basadas en la lógica, a utilizar los sentimientos, con reacciones subjetivas basadas en la emotividad.

Hace unos días, estando con unos amigos, uno de ellos nos comentaba lo molesto que estaba por un mail de trabajo que había recibido. Nos lo contaba indignado, de forma muy personal y, empezó una conversación porque todos teníamos anécdotas parecidas. Y es que todos hemos visto alguna vez a alguien que recibe un mail de un compañero y escucha comentarios del tipo: ¿pero quién se cree qué es éste?, ¿de qué va?, o pues va listo si cree que yo voy a hacer eso…

¿Quién no ha recibido alguna vez un e-mail de trabajo de esos que sientan como una bomba? ¿Y por qué nos afecta tanto? ¿Cómo hacer que nos afecte menos?

Actualmente vivimos en un entorno laboral en el que la comunicación diaria gira en torno al e-mail, que nos ayuda a estar conectados, a informar, coordinar, dirigir… a una o varias personas, las cuales además tienen la oportunidad de verlo en el momento o de forma diferida.

En principio, es gran herramienta que nos ayuda a gestionar grandes volúmenes de información desde cualquier lugar, en teoría de forma clara y objetiva, pues está escrito y no requiere “tirar de memoria” como en una conversación, y aun así, hay momentos en los que un mail “tocapelotas” nos puede hacer enfadar y sacar de nuestras casillas.

Esto no sería más que una anécdota, si realmente no tuviera implicaciones, pero cuando un e-mail profesional nos toca la fibra personal, sí tiene consecuencias ya que nos indigna como personas y nos provoca enfado, con los efectos fisiológicos que ello conlleva:

  • generamos adrenalina (dolores musculares, cansancio, problemas para dormir)
  • se inflama la mucosa gástrica (reflujo, acidez, úlceras de estómago)
  • acentúa y crea problemas dermatológicos (pruritos, sarpullidos, eccemas)

Pero además de estos efectos que todos conocemos y que no suelan desencadenarse al momento, hay efectos más sutiles que afectan a nuestro día a día más inmediato.

Cuando nos enfadamos en el entorno profesional, nuestro proceso de toma de decisiones pasa de utilizar LA RAZÓN, que genera ACCIONES OBJETIVAS BASADAS EN LA LÓGICA, a utilizar LOS SENTIMIENTOS, con REACCIONES SUBJETIVAS BASADAS EN LA EMOTIVIDAD. Creamos una especie de efecto túnel, donde nos centramos en los aspectos emocionales que nos importan y por tanto perdemos perspectiva y globalidad.

Lo preocupante es que este cambio NO es selectivo, no sólo afecta a la respuesta del e-mail en concreto, sino a todas nuestras decisiones (laborales o no) que tomemos.

¿CÓMO TOMAR DISTANCIA Y RETOMAR LA PERSPECTIVA ANTE ESTA SITUACIÓN?

Lo primero es entender la comunicación por e-mail. Lo utilizamos tan a menudo que la mayoría de veces sustituye a una charla en persona… pero ¡ojo! No es ni por asomo igual.

Un e-mail es como una conversación en persona matizada con un filtro de Síndrome de Asperger.

No sabemos en qué circunstancias anímicas ni en qué entorno se encontraba el emisor de la información, que a su vez no tiene ni idea de dónde, cómo y cuándo va a leerlo el receptor. Además, perdemos todo nuestro rico e inigualable lenguaje no verbal: el tono, la inflexión de la voz, las pausas, la mirada, los gestos… y la capacidad de poder preguntar para aclarar conceptos. El emisor tiene que presuponer un montón de cosas, y puede no acertar.

Un e-mail es un documento escrito y unilateral,  NO ES UNA CONVERSACION.

Tengamos presente y claro esta máxima. Si lo hacemos, nuestra forma de recibir la información cambiará y será consecuente con el tipo real de comunicación. No conversamos, leemos. Sólo con esto, la mitad de los e-mails susceptibles de tocarnos la fibra dejan de tener ese efecto.

¿Y si aun así nos hierve la sangre?

frustracion

En ese caso… lo mejor es buscar “trucos” para racionalizar la situación y pasar de la subjetividad a la objetividad en el mínimo tiempo posible. Aquí van algunos:

Tu YO profesional:

Recuerda que el emisor de ese e-mail le habla a tu “YO” profesional, de forma más o menos acertada, pero sólo a tu yo profesional. Nuestro trabajo es importante para todos, pero todos somos mucho más que trabajo, tenemos muchas más facetas, virtudes, curiosidades… Nuestro yo profesional es sólo una “pequeña” parcela en nuestro yo total. ¿Cómo vamos a dejar que alguien cuyo radio de acción se restringe al entorno profesional nos afecte a todo nuestro yo? Somos mucho, mucho más. Piensa bien a quién le otorgas el honor y la distinción de poder influir en ti. ¿Seguro que quieres que sea quién ha escrito ese e-mail?

Domina lo que sí controlas:

Sí, en efecto, has recibido un e-mail soberbio, maleducado u ofensivo… en resumen: muy poco profesional. Si respondes en ese mismo tono… ¿qué dice eso de tu propia profesionalidad?

Ojo por ojo…

Has intentado racionalizar y aun así tienes un cabreo que no veas. En este caso, vuélcalo. Abre un nuevo e-mail sin destinatario y contesta como se merece, no te prives, cántale las cuarenta, que pruebe de su medicina, qué se entere de quién eres, pon los puntos sobre las íes, no te dejes ni una coma, escríbelo todo y cuando creas que has terminado, léelo con atención… Y BÓRRALO. Personalmente me parece la opción menos adecuada, pero permite verbalizar el enfado sin consecuencias de las que luego nos podamos arrepentir.

Y después de estos consejos amigables… siempre, siempre, siempre, contesta ese e-mail desde la sensatez y con datos objetivos.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

Sobre profesores Kamikazes… ¡pon uno en tu vida!

Hoy me he encontrado en LinkedIn con este artículo: “Kamikazes de la Educación, la enseñanza a la contra” sobre métodos de enseñanza alternativos a “lo tradicional” y profesores que hacen que la enseñanza sea “algo más”, y la verdad, pensaba sólo compartirlo, pero luego he sentido que me faltaba algo, así que he pensado en añadir un comentario, y al escribirlo… me he dado cuenta que la forma adecuada de hacerlo era en forma de Post…

Comparto este artículo sobre “diferentes tipos de educación” por tres motivos “persoprofesionales”: El Cambio, La Coherencia y La Inspiración.

EL CAMBIO

Lo único claro es que la vida es CAMBIO, y por eso, todos experimentamos procesos de aprendizaje, des-aprendizaje y re-aprendizaje, y estar preparado y entrenado para ello hace estos procesos mucho más fáciles y fluidos.

Es muy duro luchar contra los cambios pues exige demasiada energía, y la verdad, es asombroso  ver que nadie nos prepara para ello, ni nos enseñan formas de afrontarlos, estrategias para conseguirlos… es como si cada persona tuviéramos que descubrir cómo inventar nuestra propia “rueda” cada vez, con lo fácil que sería adquirir una base sólida a través de las experiencias de los demás.

LA COHERENCIA

En la era de la información digital, donde tenemos todos los datos al alcance de un clic, creo que las competencias realmente necesarias son: gestionar sentimientos, resolver problemas, dominar diferentes estilos de comunicación, aprender a aprender, tener pasión, saber procesar la información adecuada, intentarlo al máximo, caerse y volver a levantarse…

Creo con firmeza que los únicos conocimientos imprescindibles a lo largo de toda nuestra carrera y vida personal no tienen nada que ver con saberse 100 fórmulas ni los ríos del mundo, así que siendo coherente, hemos elegido para nuestra hija una formación MONTESSORI, para educarla en lo que de verdad importa y en las herramientas para ir aprendiendo, y ya decidirá ella a lo largo de su vida qué necesita aprender en cada momento.

LA INSPIRACIÓN

Los grandes maestros cambian nuestra vida.

Yo tuve uno de ellos a los 16 años, mi profesor de matemáticas y física ÁLVARO MARCOS, y efectivamente soy quién soy porque la vida me cruzó con él, y él quiso ser parte de mi vida.

Con él aprendí que el aspecto físico de alguien sólo es una parte más, que dedicar 30 minutos a meditar en la “hora” de matemáticas del viernes por la tarde hacía que realmente estuviera atenta y aprendiera en la otra media hora,  que la física también era hablar de galaxias y planetas y que está muy cerca de la filosofía, que merecía la pena parar 15 minutos y asegurarnos de que todos entendíamos los conceptos y explicárnoslos unos a otros… también aprendí que hay que esforzarse duro para llegar a la excelencia, a base de notas de 9’95 sobre 10… ojo!, que nadie confunda disfrutar aprendiendo con vaguear o escaquearse.

Hoy (con 40!) seguimos siendo amigos y seguimos aprendiendo el uno del otro… y sé que somos cientos los alumnos a los que nos ha inspirado y transmitido pasión por la ciencia y la vida, más allá de los conocimientos del currículo.

Hoy, leyendo el artículo “Kamikazes de la Educación, la enseñanza a la contra” , no puedo más que agradecerle su desempeño e ilusión, y decirle que ojalá durante su educación, mi hija Ela encuentre a su Álvaro.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

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PASADO PISADO. La mejor compañera de trabajo que puedo llegar a tener.

Este post es un breve resumen de una conversación real entre dos personas que trabajamos en la misma compañía pero que podíamos no haber coincidido nunca jamás en condiciones normales. Por el respeto que siento hacia mi compañera, lo que sí he cambiado es su nombre, que será MARÍA.

Cómo coincidimos María y yo es una de esas cosas que sólo ocurren cuando ROMPES TU RUTINA y haces cosas diferentes.

En este caso, estaba en una de nuestras plantas, en vez de en mi lugar habitual de trabajo, y  aprovechando el día mundial del donante de sangre, una unidad móvil  se desplazó hasta la empresa, y todos aquellos trabajadores que quisimos, participamos donando vida.

Cuando entré a donar, coincidí con María, para ella era la primera vez, así que, a pesar de haber entrado bastante antes, finalmente ambas nos levantamos a la vez y pasamos al “reservado” delantero, para tomar una bebida y un bocata. Después de hacer una donación (incluida la de sangre), no puedes evitar sentirte especial, sientes que participas en algo que hace nuestro mundo mejor, y con quien coincides en esas circunstancias siempre surge una cierta afinidad, una camaradería buenrrollista, así que empezamos a hablar de lo único que teníamos en común: haber donado sangre, y las típicas fórmulas de cortesía que todo donante reconoce:

¿es tú primera vez? ¿y qué tal? No te vayas a desmayar, eh? Hay que donar… que nunca sabes cuándo lo puedes necesitar… sí, tú, o tu familia, tu marido, tus padres, tus hijos…

  • Así que tienes hijos? – me pregunta María.
  • Sí, bueno, una hija, de cuatro añitos, está para comérsela… y tú?, tienes niños?
  • Yo no, pero debe ser lo mejor en la vida – María cambia la cadencia y suspira en bajito – bueno, estuve embarazada pero…
  • Vaya, lo siento. Es algo muy duro – no hacen falta más palabras para reconocer un aborto y transmitir el dolor compartido.
  • Sí… – y su voz no tiembla mientras cae una lágrima por su cara – y más cuando te hacen perderlo…
  • Uffff
  • La paliza fue tan fuerte cuando se enteró que no aguantó – y expone las palmas de sus manos abiertas, vacías, boca arriba.
  • Lo siento. Mucho – cuando alguien te mira a la cara y expone tan llanamente un hecho tan abominable, las palabras suenan vacías, sólo es posible una mirada sostenida, de respeto y acompañamiento.
  • Pero sabes qué, Arantza? Que el PASADO, PISADO. Ahora estoy con mi marido, que me quiere, y si todo va bien, nos independizaremos, y tendremos hijos, a pesar del bulto en el útero… a pesar del pasado… – y María levanta la cara, y sonríe desafiante, y sonríe al futuro – llevo 3 meses en la empresa…. Me encanta trabajar aquí, los compañeros, el trabajo, y espero que me renueven por mucho tiempo! … es mi nueva vida, sabes? Aquí, así, todo es posible.
  • Sí María, ese pasado: ¡pisado! – y yo sonrío con ella.
  • Si me renuevan, Arantza, nos vamos a ir de cervecitas, a quemar Valencia celebrándolo!

Un momento después vino la enfermera para ver si estábamos bien, y ambas respondimos al mismo tiempo que sí, sonrientes y con los ojos brillantes.

El encuentro con María me marcó por tres cosas:

  • la 1ª, notar las extraordinarias consecuencias de nuestros actos cuando salimos de nuestra rutina habitual. Donar sangre, ir andando en vez de en coche a hacer ese recado, pararte a saludar a esa persona con la que te cruzas, aunque tengas prisa… Si siempre haces lo mismo, simpre obtienes el mismo resultado, así que… qué aburrido siempre lo mismo, no?
  • la 2ª, ver un ejemplo tan claro en el que la empresa dónde trabajas, realmente cambia la vida a las personas, con su salario y en contrapartida de un trabajo, es evidente, pero no hacen falta grandes fortunas para remontar y ser verdaderamente feliz, cambiar la vida de una persona, que pueda mantenerse, que se sienta orgulloso de su trabajo y que forma parte de algo, hace DIGNAS a las persona.
  • la 3ª… la mentalidad de las personas lo es todo, el vaso está medio lleno, medio vacío…. tonterías… qué fantástico disfrutar al saber que tenemos un vaso (y que vamos a arreglárnoslas para llenarlo…).

María y yo nos hemos vuelto a cruzar sólo un par de veces, y siempre que nos vemos, nos miramos con ese vínculo especial que te une a un conocido desconocido. Efectivamente a María le renovaron el contrato… y estoy deseando quemar Valencia con ella.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

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