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Family Supply Chain

Lo que una excel no puede contarte

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Tranquilidad… ese mail tocapelotas en realidad no es para ti.

Cuando nos enfadamos en el entorno profesional, nuestro proceso de toma de decisiones pasa de utilizar la razón, que genera acciones objetivas basadas en la lógica, a utilizar los sentimientos, con reacciones subjetivas basadas en la emotividad.

Hace unos días, estando con unos amigos, uno de ellos nos comentaba lo molesto que estaba por un mail de trabajo que había recibido. Nos lo contaba indignado, de forma muy personal y, empezó una conversación porque todos teníamos anécdotas parecidas. Y es que todos hemos visto alguna vez a alguien que recibe un mail de un compañero y escucha comentarios del tipo: ¿pero quién se cree qué es éste?, ¿de qué va?, o pues va listo si cree que yo voy a hacer eso…

¿Quién no ha recibido alguna vez un e-mail de trabajo de esos que sientan como una bomba? ¿Y por qué nos afecta tanto? ¿Cómo hacer que nos afecte menos?

Actualmente vivimos en un entorno laboral en el que la comunicación diaria gira en torno al e-mail, que nos ayuda a estar conectados, a informar, coordinar, dirigir… a una o varias personas, las cuales además tienen la oportunidad de verlo en el momento o de forma diferida.

En principio, es gran herramienta que nos ayuda a gestionar grandes volúmenes de información desde cualquier lugar, en teoría de forma clara y objetiva, pues está escrito y no requiere “tirar de memoria” como en una conversación, y aun así, hay momentos en los que un mail “tocapelotas” nos puede hacer enfadar y sacar de nuestras casillas.

Esto no sería más que una anécdota, si realmente no tuviera implicaciones, pero cuando un e-mail profesional nos toca la fibra personal, sí tiene consecuencias ya que nos indigna como personas y nos provoca enfado, con los efectos fisiológicos que ello conlleva:

  • generamos adrenalina (dolores musculares, cansancio, problemas para dormir)
  • se inflama la mucosa gástrica (reflujo, acidez, úlceras de estómago)
  • acentúa y crea problemas dermatológicos (pruritos, sarpullidos, eccemas)

Pero además de estos efectos que todos conocemos y que no suelan desencadenarse al momento, hay efectos más sutiles que afectan a nuestro día a día más inmediato.

Cuando nos enfadamos en el entorno profesional, nuestro proceso de toma de decisiones pasa de utilizar LA RAZÓN, que genera ACCIONES OBJETIVAS BASADAS EN LA LÓGICA, a utilizar LOS SENTIMIENTOS, con REACCIONES SUBJETIVAS BASADAS EN LA EMOTIVIDAD. Creamos una especie de efecto túnel, donde nos centramos en los aspectos emocionales que nos importan y por tanto perdemos perspectiva y globalidad.

Lo preocupante es que este cambio NO es selectivo, no sólo afecta a la respuesta del e-mail en concreto, sino a todas nuestras decisiones (laborales o no) que tomemos.

¿CÓMO TOMAR DISTANCIA Y RETOMAR LA PERSPECTIVA ANTE ESTA SITUACIÓN?

Lo primero es entender la comunicación por e-mail. Lo utilizamos tan a menudo que la mayoría de veces sustituye a una charla en persona… pero ¡ojo! No es ni por asomo igual.

Un e-mail es como una conversación en persona matizada con un filtro de Síndrome de Asperger.

No sabemos en qué circunstancias anímicas ni en qué entorno se encontraba el emisor de la información, que a su vez no tiene ni idea de dónde, cómo y cuándo va a leerlo el receptor. Además, perdemos todo nuestro rico e inigualable lenguaje no verbal: el tono, la inflexión de la voz, las pausas, la mirada, los gestos… y la capacidad de poder preguntar para aclarar conceptos. El emisor tiene que presuponer un montón de cosas, y puede no acertar.

Un e-mail es un documento escrito y unilateral,  NO ES UNA CONVERSACION.

Tengamos presente y claro esta máxima. Si lo hacemos, nuestra forma de recibir la información cambiará y será consecuente con el tipo real de comunicación. No conversamos, leemos. Sólo con esto, la mitad de los e-mails susceptibles de tocarnos la fibra dejan de tener ese efecto.

¿Y si aun así nos hierve la sangre?

frustracion

En ese caso… lo mejor es buscar “trucos” para racionalizar la situación y pasar de la subjetividad a la objetividad en el mínimo tiempo posible. Aquí van algunos:

Tu YO profesional:

Recuerda que el emisor de ese e-mail le habla a tu “YO” profesional, de forma más o menos acertada, pero sólo a tu yo profesional. Nuestro trabajo es importante para todos, pero todos somos mucho más que trabajo, tenemos muchas más facetas, virtudes, curiosidades… Nuestro yo profesional es sólo una “pequeña” parcela en nuestro yo total. ¿Cómo vamos a dejar que alguien cuyo radio de acción se restringe al entorno profesional nos afecte a todo nuestro yo? Somos mucho, mucho más. Piensa bien a quién le otorgas el honor y la distinción de poder influir en ti. ¿Seguro que quieres que sea quién ha escrito ese e-mail?

Domina lo que sí controlas:

Sí, en efecto, has recibido un e-mail soberbio, maleducado u ofensivo… en resumen: muy poco profesional. Si respondes en ese mismo tono… ¿qué dice eso de tu propia profesionalidad?

Ojo por ojo…

Has intentado racionalizar y aun así tienes un cabreo que no veas. En este caso, vuélcalo. Abre un nuevo e-mail sin destinatario y contesta como se merece, no te prives, cántale las cuarenta, que pruebe de su medicina, qué se entere de quién eres, pon los puntos sobre las íes, no te dejes ni una coma, escríbelo todo y cuando creas que has terminado, léelo con atención… Y BÓRRALO. Personalmente me parece la opción menos adecuada, pero permite verbalizar el enfado sin consecuencias de las que luego nos podamos arrepentir.

Y después de estos consejos amigables… siempre, siempre, siempre, contesta ese e-mail desde la sensatez y con datos objetivos.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

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Sobre profesores Kamikazes… ¡pon uno en tu vida!

Hoy me he encontrado en LinkedIn con este artículo: “Kamikazes de la Educación, la enseñanza a la contra” sobre métodos de enseñanza alternativos a “lo tradicional” y profesores que hacen que la enseñanza sea “algo más”, y la verdad, pensaba sólo compartirlo, pero luego he sentido que me faltaba algo, así que he pensado en añadir un comentario, y al escribirlo… me he dado cuenta que la forma adecuada de hacerlo era en forma de Post…

Comparto este artículo sobre “diferentes tipos de educación” por tres motivos “persoprofesionales”: El Cambio, La Coherencia y La Inspiración.

EL CAMBIO

Lo único claro es que la vida es CAMBIO, y por eso, todos experimentamos procesos de aprendizaje, des-aprendizaje y re-aprendizaje, y estar preparado y entrenado para ello hace estos procesos mucho más fáciles y fluidos.

Es muy duro luchar contra los cambios pues exige demasiada energía, y la verdad, es asombroso  ver que nadie nos prepara para ello, ni nos enseñan formas de afrontarlos, estrategias para conseguirlos… es como si cada persona tuviéramos que descubrir cómo inventar nuestra propia “rueda” cada vez, con lo fácil que sería adquirir una base sólida a través de las experiencias de los demás.

LA COHERENCIA

En la era de la información digital, donde tenemos todos los datos al alcance de un clic, creo que las competencias realmente necesarias son: gestionar sentimientos, resolver problemas, dominar diferentes estilos de comunicación, aprender a aprender, tener pasión, saber procesar la información adecuada, intentarlo al máximo, caerse y volver a levantarse…

Creo con firmeza que los únicos conocimientos imprescindibles a lo largo de toda nuestra carrera y vida personal no tienen nada que ver con saberse 100 fórmulas ni los ríos del mundo, así que siendo coherente, hemos elegido para nuestra hija una formación MONTESSORI, para educarla en lo que de verdad importa y en las herramientas para ir aprendiendo, y ya decidirá ella a lo largo de su vida qué necesita aprender en cada momento.

LA INSPIRACIÓN

Los grandes maestros cambian nuestra vida.

Yo tuve uno de ellos a los 16 años, mi profesor de matemáticas y física ÁLVARO MARCOS, y efectivamente soy quién soy porque la vida me cruzó con él, y él quiso ser parte de mi vida.

Con él aprendí que el aspecto físico de alguien sólo es una parte más, que dedicar 30 minutos a meditar en la “hora” de matemáticas del viernes por la tarde hacía que realmente estuviera atenta y aprendiera en la otra media hora,  que la física también era hablar de galaxias y planetas y que está muy cerca de la filosofía, que merecía la pena parar 15 minutos y asegurarnos de que todos entendíamos los conceptos y explicárnoslos unos a otros… también aprendí que hay que esforzarse duro para llegar a la excelencia, a base de notas de 9’95 sobre 10… ojo!, que nadie confunda disfrutar aprendiendo con vaguear o escaquearse.

Hoy (con 40!) seguimos siendo amigos y seguimos aprendiendo el uno del otro… y sé que somos cientos los alumnos a los que nos ha inspirado y transmitido pasión por la ciencia y la vida, más allá de los conocimientos del currículo.

Hoy, leyendo el artículo “Kamikazes de la Educación, la enseñanza a la contra” , no puedo más que agradecerle su desempeño e ilusión, y decirle que ojalá durante su educación, mi hija Ela encuentre a su Álvaro.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

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PASADO PISADO. La mejor compañera de trabajo que puedo llegar a tener.

Este post es un breve resumen de una conversación real entre dos personas que trabajamos en la misma compañía pero que podíamos no haber coincidido nunca jamás en condiciones normales. Por el respeto que siento hacia mi compañera, lo que sí he cambiado es su nombre, que será MARÍA.

Cómo coincidimos María y yo es una de esas cosas que sólo ocurren cuando ROMPES TU RUTINA y haces cosas diferentes.

En este caso, estaba en una de nuestras plantas, en vez de en mi lugar habitual de trabajo, y  aprovechando el día mundial del donante de sangre, una unidad móvil  se desplazó hasta la empresa, y todos aquellos trabajadores que quisimos, participamos donando vida.

Cuando entré a donar, coincidí con María, para ella era la primera vez, así que, a pesar de haber entrado bastante antes, finalmente ambas nos levantamos a la vez y pasamos al “reservado” delantero, para tomar una bebida y un bocata. Después de hacer una donación (incluida la de sangre), no puedes evitar sentirte especial, sientes que participas en algo que hace nuestro mundo mejor, y con quien coincides en esas circunstancias siempre surge una cierta afinidad, una camaradería buenrrollista, así que empezamos a hablar de lo único que teníamos en común: haber donado sangre, y las típicas fórmulas de cortesía que todo donante reconoce:

¿es tú primera vez? ¿y qué tal? No te vayas a desmayar, eh? Hay que donar… que nunca sabes cuándo lo puedes necesitar… sí, tú, o tu familia, tu marido, tus padres, tus hijos…

  • Así que tienes hijos? – me pregunta María.
  • Sí, bueno, una hija, de cuatro añitos, está para comérsela… y tú?, tienes niños?
  • Yo no, pero debe ser lo mejor en la vida – María cambia la cadencia y suspira en bajito – bueno, estuve embarazada pero…
  • Vaya, lo siento. Es algo muy duro – no hacen falta más palabras para reconocer un aborto y transmitir el dolor compartido.
  • Sí… – y su voz no tiembla mientras cae una lágrima por su cara – y más cuando te hacen perderlo…
  • Uffff
  • La paliza fue tan fuerte cuando se enteró que no aguantó – y expone las palmas de sus manos abiertas, vacías, boca arriba.
  • Lo siento. Mucho – cuando alguien te mira a la cara y expone tan llanamente un hecho tan abominable, las palabras suenan vacías, sólo es posible una mirada sostenida, de respeto y acompañamiento.
  • Pero sabes qué, Arantza? Que el PASADO, PISADO. Ahora estoy con mi marido, que me quiere, y si todo va bien, nos independizaremos, y tendremos hijos, a pesar del bulto en el útero… a pesar del pasado… – y María levanta la cara, y sonríe desafiante, y sonríe al futuro – llevo 3 meses en la empresa…. Me encanta trabajar aquí, los compañeros, el trabajo, y espero que me renueven por mucho tiempo! … es mi nueva vida, sabes? Aquí, así, todo es posible.
  • Sí María, ese pasado: ¡pisado! – y yo sonrío con ella.
  • Si me renuevan, Arantza, nos vamos a ir de cervecitas, a quemar Valencia celebrándolo!

Un momento después vino la enfermera para ver si estábamos bien, y ambas respondimos al mismo tiempo que sí, sonrientes y con los ojos brillantes.

El encuentro con María me marcó por tres cosas:

  • la 1ª, notar las extraordinarias consecuencias de nuestros actos cuando salimos de nuestra rutina habitual. Donar sangre, ir andando en vez de en coche a hacer ese recado, pararte a saludar a esa persona con la que te cruzas, aunque tengas prisa… Si siempre haces lo mismo, simpre obtienes el mismo resultado, así que… qué aburrido siempre lo mismo, no?
  • la 2ª, ver un ejemplo tan claro en el que la empresa dónde trabajas, realmente cambia la vida a las personas, con su salario y en contrapartida de un trabajo, es evidente, pero no hacen falta grandes fortunas para remontar y ser verdaderamente feliz, cambiar la vida de una persona, que pueda mantenerse, que se sienta orgulloso de su trabajo y que forma parte de algo, hace DIGNAS a las persona.
  • la 3ª… la mentalidad de las personas lo es todo, el vaso está medio lleno, medio vacío…. tonterías… qué fantástico disfrutar al saber que tenemos un vaso (y que vamos a arreglárnoslas para llenarlo…).

María y yo nos hemos vuelto a cruzar sólo un par de veces, y siempre que nos vemos, nos miramos con ese vínculo especial que te une a un conocido desconocido. Efectivamente a María le renovaron el contrato… y estoy deseando quemar Valencia con ella.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

¿Demasiado ocupado para mejorar? Prueba esta Píldora Literaria.

La noche / 1

No consigo dormir. Tengo una mujer atravesada entre los párpados. Si pudiera, le diría que se vaya; pero tengo una mujer atravesada en la garganta.

Eduardo Galeano, El Libro de los Abrazos, 1989.

En cuanto vi la foto de Hâkan Forss  “too busy to improve”sobre lo ocupados que estamos a veces y cómo nos impide mejorar…. al momento me recordó al fantástico relato corto de Eduardo Galeano.

Cuando el día a día operacional nos ocupa todo nuestro tiempo, es imprescindible sacar fuerzas extra para poder parar, analizar la situación, ponerla en perspectiva, idear soluciones, crear un plan de mejora e implementarlo.

Revertir una situación de sobresaturación endémica no sólo es muy difícil, sino sumamente agotador, pero NO HAY OTRA FORMA POSIBLE DE SEGUIR ADELANTE.

Para comenzar con ese proceso cuando pensamos que empleamos todo nuestro tiempo y que ya “no nos queda más”, lo primero es una firme voluntad de cambio. Tenemos que CREERNOS que este sobreesfuerzo vale la pena y es el ÚNICO CAMINO.

A partir de ahí… “sólo” nos queda conseguir ese precioso tiempo extra. Aquí os dejo algunas ideas para obtener tiempo, siempre teniendo en cuenta que: nuestro objetivo es “liberarnos” de rutina para dedicarlo a la estrategia con un objetivo claro, mejorar esa misma rutina:

  1. Contratar una consultora para analizar la situación, ponerla en perspectiva, idear soluciones, crear un plan de mejora e implementarlo. Aquí los únicos problemas son encontrar a la consultora adecuada (y que no te vendan motos), y el dinero simple y claramente.
  2. Contratar una persona extra que se haga cargo de nuestra rutina del día a día para poder dedicarnos a la gestión. Sería la mejor solución, aunque si fuera posible, imagino que lo habrías hecho antes de llegar a este punto de sobrecarga. No obstante, exponer esta opción como la primera es obligado, tanto en este post, como a la empresa.
  3. Unir al equipo a una persona en prácticas de Master durante unos meses. El objetivo de las prácticas es que la persona aprenda y coja experiencia en el área, así que la relación siempre debe ser simbiótica. Le enseñarás tu área de gestión, trucos, experiencia… y la persona podrá asumir (tutorada) ciertas tareas del día a día (dejándote ese precioso tiempo para pensar). Sólo matizar algunas cosas:
    • no creo en las becas gratuitas, deben tener siempre una cierta remuneración, al menos para que a la persona no le cueste dinero trabajar (desplazamientos, comidas etc) y algo más.
    • El compromiso es por tiempo limitado.
    • La relación debe ser SIMBIÓTICA (insisto), ambas partes deben salir fortalecidas con la experiencia.
  4. Hacer un fin de semana monográfico sobre esa mejora. Lo sé, estoy loca, ya te pasas absolutamente todo el día inmerso en el trabajo y propongo currar todo el fin de semana y encima en pensar cambios e implementarlos (telita). Vale. Vuelve a ver la foto del post. Vuelve a leer el relato de Eduardo. YA ESTÁS PRINGAD@, mucho. Invierte un fin de semana (dos, tres, diez…) en la mejora de esa rutina, y gana más horas cada día de tu vida.
  5. Llevar la comida de casa o compra un bocata y al menos 2 días a la semana, ir a comerlo en un parque cercano. Cambia de aire, cambia de vistas, descálzate y pisa la hierba, da un pequeño paseo entre los árboles… y piensa. Salir de tu entorno y entrar en contacto con la naturaleza genera altas dosis de dopamina, endorfina y serotonina… el chute perfecto para crear ideas y generar soluciones.

Seguro que hay un montón más, pero estas son las mías, algunas caras, otras jodidas… y otras francamente fáciles.

Aun así, enhorabuena. Lo más importante cuando estás enfangado hasta las cejas con rutina, es ese click mental que te dice que el proceso se ha quedado obsoleto. Ahí ya ha empezado el cambio… y en tu mano está no pararlo.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

 

 

 

 

¿Formas parte de un buen equipo o de un EQUIPO EXCELENTE?

Incluso con poco rodaje, es fácil distinguir si se pertenece a un grupo o a un equipo.

 Un grupo es un conjunto de personas reunidas (eso sí, reuniones que no falten) o que tienen alguna característica en común. Un equipo es un grupo de personas que se organiza para realizar una actividad o trabajo.

Semejanzas:  las personas.

Diferencias: la organización y una meta común.

Cuando llevas algunos años con el mismo equipo (un grupo no dura mucho tiempo unido), es fácil distinguir entre un equipo y un buen equipo. En un buen equipo suele haber un ambiente positivo, bromas propias, y una especie de jerga particular: todos “hablan el mismo idioma”, todos conocen en mayor o menor profundidad el trabajo de los demás y se interesan genuinamente por él. Se comparten conocimientos (de Excel, del ERP, de gestión…) y además de tener una meta en común se tiene la sensación de formar parte de algo más completo.

 Lo que no es tan fácil es distinguir un buen equipo, de un equipo excelente.

Cuando las cosas van bien, las diferencias apenas son perceptibles; casi pasan inadvertidas. Pero cuando las cosas van mal, y no mal, tipo: “parece que tenemos un mal día”; sino mal, tipo: “tenemos un marrón con mayúsculas, negrita y subrayado: MARRÓN”; entonces sí es posible notar las diferencias.

La primera, es que “TU MARRÓN”, siempre y de forma natural, se convierte en “NUESTRO MARRÓN”, y eso no implica que los demás dejen de hacer su trabajo para focalizarse en el problema, pues sería desnudar a un santo para vestir a otro; significa que todo el equipo es consciente y está alerta para ser flexible, apoyar y amoldarse a nuevas situaciones si fuera necesario.

Notarás que el equipo es una piña, que va “todos a una como en Fuenteovejuna”, y nadie tiene que decirlo, porque en un equipo excelente es obvio.

 Un equipo excelente discute y debate las decisiones,a veces arduamente, y se centra en la mejor solución para el problema, no en quién la propone.

 Un equipo excelente gestiona las responsabilidades y la carga de trabajo de forma autónoma y acepta tener un líder natural, aunque puede tener otros líderes para proyectos o situaciones específicas. El liderazgo fluye en función de la aptitud y actitud de las personas del equipo y su conveniencia en cada situación.

Cuando el equipo acierta, los éxitos los materializará una persona en concreto, pero siempre recaen sobre la globalidad del equipo. En consecuencia, cuando alguien comete un error (y todos los cometemos, sin riesgos no hay cambios), pasan dos cosas:

  1. El equipo lo asume con celeridad: , nos hemos equivocado, ahora comprendamos por qué, busquemos una solución, mecanismos para que no vuelva a pasar e implementemos lo aprendido.
  2. El equipo sabe que una equivocación es una oportunidad para descubrir puntos débiles, revisar procesos y procedimientos e implementar mejoras… ¡y lo aprovecha!

En un buen equipo, se celebran los éxitos en común, en un equipo excelente los miembros celebran las mínimas mejoras de los peores momentos y se ríen a carcajadas en los momentos de mayor tensión.

 Las personas de un equipo excelente se sienten orgullosas de su equipo, y de las personas que lo componen. Ayudarse y motivarse para ser mejor equipo, mejores personas, también es una meta.

 Arantza Bárcena. The family supply chain.

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