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Lo que una excel no puede contarte

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LAS ESPIRALES DEL CAOS

Hace unos meses tuve una larga charla con una compañera del sector. Me contaba cómo había funcionado el lanzamiento de un nuevo proyecto, y aunque  había sido un éxito hacia el cliente,  la mayor parte de la conversación estaba centrada en detalles muy concretos que habían generado una tensión tal, que por momentos mi compi pensaba  que se les iba el proyecto a pique.

Lo curioso del caso, es que dentro del proyecto, ninguna de las partes por separado implicaba un nivel superior de conocimientos o tecnología que no hubieran utilizado ya. Todo era teoría conocida. Y aun así, a la hora de la verdad, en la práctica, entraron de lleno en una espiral de caos.

¿Qué es para mí una espiral de caos? Pues la espiral del caos es un momento en el que pese a estar tratando con conceptos sencillos (información, niveles de comunicación, skateholders, procedimientos…) que se creían totalmente OK y que además no son nuevos y están incorporados a la rutina de trabajo, cuando se ensamblan juntos se crea de repente un follón que crece “de la nada” y se convierte en un tifón de fuerza 5. Para más inri, normalmente esto sucede un viernes a última hora, o en Agosto, cuando la mitad de las personas del mundo están de vacaciones, o en el previo a un festivo…. Y no es casualidad.

En este caso concreto, el producto estaba fabricado con tecnología totalmente conocida y utilizada a diario; el cliente era nuevo, pero con unos canales de comunicación estándares, las personas implicadas eran especialistas en su área de conocimiento y además era un proyecto prioritario para la compañía.

Si “lo tenían todo”… ¿qué es lo que no salió bien para incluso  llegar a plantearse que no salvaban la primera entrega? En este punto, y después de unas horas hablando y profundizando sobre el tema, su  conclusión fue que dieron por supuesto muchos pequeños detalles.

Nada más. Y nada menos.

A posteriori vio que trabajaron con exceso de confianza y subestimaron la importancia de tener realmente maduros los procesos en su conjunto. Sobre el papel, se conocían todos los pasos, ¿qué podía pasar? Pues… todo.

Dieron por sentado que todos entendían lo mismo cuando describían las partes del proyecto, que todo el mundo conocía y dominaba su parcela de gestión… y que sabía cuál era exactamente su parcela de gestión. No previeron tiempos “extra” para posibles imprevistos ni se dieron el tiempo a ellos mismos, no tuvieron en cuenta que lo más delicado de un proyecto es el ensamblaje de las diferentes partes, pensaron que todos tenían claros los límites de cada área (total, esto es “más de lo mismo”). Trabajaron a la vez y en el mismo proyecto, pero no consiguieron trabajar en equipo. Dieron por supuesto que había un líder y  una línea de trabajo estable… y el día que todo debía fluir, lo que llegó fue un tsunami y entraron en una espiral de caos.

Afortunadamente, uno de los fuertes absolutos de ese equipo es solucionar problemas, así que esta historia tiene final feliz, con una primera entrega impecable cara al cliente, pero todo el que ha vivido ese momento tsunami, sabe el esfuerzo titánico que hace falta para reconducir la situación.

Una vez dentro de una espiral del caos, sólo hay un camino posible, “echarle músculo” inmediato a la situación para contenerla  (más horas, más recursos) y con suerte, aprender mucho de ella.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

La importancia de tener raíces. Saltar con red en la empresa.

    “There are only two lasting bequests we can hope to give our children. One of these is roots; the other, wings”.   Hodding Carter

El otro día salí con unos amigos de toda la vida. A unos hacía semanas que no veía, a otros meses y a algunos incluso años, pero no importó. No importó nada.

Nosotros pasamos la adolescencia en los 80’ y 90’, sin móviles ni internet, pero con muchas horas juntos de calle y de parque a nuestras espaldas. Muchas horas, una tras otra. Y eso une de una forma especial. Crea una especie de red que se mantiene en el tiempo, aunque nuestras vidas hayan tomado caminos más que diferentes, aunque nuestras ideas e ideales no se parezcan en nada.

Me doy cuenta que esa misma red es muy parecida a la que me une con mi familia. Yo tengo una familia lejana geográficamente hablando (León, Valencia, Bilbao, Mallorca…) pero sumamente cercana en el trato. Es como si atravesáramos un agujero de gusano, haciendo que el tiempo y la distancia se reduzcan a la mínima expresión cada vez que nos vemos.

Ahora entiendo que soy sumamente independiente porque sé que ellos siempre están ahí, porque cuando “salto”, siempre lo hago con red, con la confianza que me da saber que a mi vuelta mi familia y mis amigos están aquí, para mí. Ellos son mis raíces y se entrelazan para formar mi red. Cuanto más tupida es esa red, más lejos puedo saltar yo.

Dentro de ese círculo de confianza, cuando uno dice: “vamos”, la pregunta inmediata de los demás no es “¿a dónde?” o “¿por qué?”, sino “¿CUÁNDO?”. Confiamos en que sus intenciones son buenas, y entendemos que a veces las personas nos  equivocamos y cometemos errores. Y seguimos adelante.

A nivel profesional pienso que debería pasarnos algo parecido. En una empresa es cierto que hay una red jerárquica imprescindible y unos objetivos departamentales/de área propios, vamos, hay un trabajo que hacer, pero la empresa no vive sólo de eso.

Hay empresas en las que se generan multitud de proyectos que se ejecutan y salen adelante, y está  bien, todo es correcto. Pero hay empresas que realmente van un paso más allá. Son pequeños detalles que marcan las grandes diferencias. La mayoría de las ideas disruptivas que cambiarían el rumbo de una empresa, se ahogan antes incluso de darles una primera oportunidad.

¿Cómo aumentar la tasa de éxito de estas ideas?

Lo primero es tener raíces. Tener unos valores de empresa nítidos, conocidos y compartidos. Tener una visión inspiradora y una misión clara. Pero sobre todo, avalar los valores, la misión y la visión con hechos. Porque somos lo que hacemos. Las raíces siempre están, son sólidas, y lo mismo tiene que pasar con nuestros valores, visión y misión en la empresa.

Lo segundo es crear una red a base de confianza. Confianza en las personas como profesionales, confianza en los riesgos controlados, confianza en tener ciertos canales de comunicación alternativos donde directivos, mandos intermedios y técnicos pueden salir de su zona de confort abalados por la empresa. Confianza en que una idea que se estudia y finalmente no tiene la viabilidad necesaria, nunca es un fracaso.

 Todas las empresas tienen en su seno personas totalmente capaces y dispuestas a pensar ideas brillantes, pero pocas tienen las raíces adecuadas para generar la red de confianza necesaria para llevarlas a cabo y dejarlas volar alto.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

Tranquilidad… ese mail tocapelotas en realidad no es para ti.

Cuando nos enfadamos en el entorno profesional, nuestro proceso de toma de decisiones pasa de utilizar la razón, que genera acciones objetivas basadas en la lógica, a utilizar los sentimientos, con reacciones subjetivas basadas en la emotividad.

Hace unos días, estando con unos amigos, uno de ellos nos comentaba lo molesto que estaba por un mail de trabajo que había recibido. Nos lo contaba indignado, de forma muy personal y, empezó una conversación porque todos teníamos anécdotas parecidas. Y es que todos hemos visto alguna vez a alguien que recibe un mail de un compañero y escucha comentarios del tipo: ¿pero quién se cree qué es éste?, ¿de qué va?, o pues va listo si cree que yo voy a hacer eso…

¿Quién no ha recibido alguna vez un e-mail de trabajo de esos que sientan como una bomba? ¿Y por qué nos afecta tanto? ¿Cómo hacer que nos afecte menos?

Actualmente vivimos en un entorno laboral en el que la comunicación diaria gira en torno al e-mail, que nos ayuda a estar conectados, a informar, coordinar, dirigir… a una o varias personas, las cuales además tienen la oportunidad de verlo en el momento o de forma diferida.

En principio, es gran herramienta que nos ayuda a gestionar grandes volúmenes de información desde cualquier lugar, en teoría de forma clara y objetiva, pues está escrito y no requiere “tirar de memoria” como en una conversación, y aun así, hay momentos en los que un mail “tocapelotas” nos puede hacer enfadar y sacar de nuestras casillas.

Esto no sería más que una anécdota, si realmente no tuviera implicaciones, pero cuando un e-mail profesional nos toca la fibra personal, sí tiene consecuencias ya que nos indigna como personas y nos provoca enfado, con los efectos fisiológicos que ello conlleva:

  • generamos adrenalina (dolores musculares, cansancio, problemas para dormir)
  • se inflama la mucosa gástrica (reflujo, acidez, úlceras de estómago)
  • acentúa y crea problemas dermatológicos (pruritos, sarpullidos, eccemas)

Pero además de estos efectos que todos conocemos y que no suelan desencadenarse al momento, hay efectos más sutiles que afectan a nuestro día a día más inmediato.

Cuando nos enfadamos en el entorno profesional, nuestro proceso de toma de decisiones pasa de utilizar LA RAZÓN, que genera ACCIONES OBJETIVAS BASADAS EN LA LÓGICA, a utilizar LOS SENTIMIENTOS, con REACCIONES SUBJETIVAS BASADAS EN LA EMOTIVIDAD. Creamos una especie de efecto túnel, donde nos centramos en los aspectos emocionales que nos importan y por tanto perdemos perspectiva y globalidad.

Lo preocupante es que este cambio NO es selectivo, no sólo afecta a la respuesta del e-mail en concreto, sino a todas nuestras decisiones (laborales o no) que tomemos.

¿CÓMO TOMAR DISTANCIA Y RETOMAR LA PERSPECTIVA ANTE ESTA SITUACIÓN?

Lo primero es entender la comunicación por e-mail. Lo utilizamos tan a menudo que la mayoría de veces sustituye a una charla en persona… pero ¡ojo! No es ni por asomo igual.

Un e-mail es como una conversación en persona matizada con un filtro de Síndrome de Asperger.

No sabemos en qué circunstancias anímicas ni en qué entorno se encontraba el emisor de la información, que a su vez no tiene ni idea de dónde, cómo y cuándo va a leerlo el receptor. Además, perdemos todo nuestro rico e inigualable lenguaje no verbal: el tono, la inflexión de la voz, las pausas, la mirada, los gestos… y la capacidad de poder preguntar para aclarar conceptos. El emisor tiene que presuponer un montón de cosas, y puede no acertar.

Un e-mail es un documento escrito y unilateral,  NO ES UNA CONVERSACION.

Tengamos presente y claro esta máxima. Si lo hacemos, nuestra forma de recibir la información cambiará y será consecuente con el tipo real de comunicación. No conversamos, leemos. Sólo con esto, la mitad de los e-mails susceptibles de tocarnos la fibra dejan de tener ese efecto.

¿Y si aun así nos hierve la sangre?

frustracion

En ese caso… lo mejor es buscar “trucos” para racionalizar la situación y pasar de la subjetividad a la objetividad en el mínimo tiempo posible. Aquí van algunos:

Tu YO profesional:

Recuerda que el emisor de ese e-mail le habla a tu “YO” profesional, de forma más o menos acertada, pero sólo a tu yo profesional. Nuestro trabajo es importante para todos, pero todos somos mucho más que trabajo, tenemos muchas más facetas, virtudes, curiosidades… Nuestro yo profesional es sólo una “pequeña” parcela en nuestro yo total. ¿Cómo vamos a dejar que alguien cuyo radio de acción se restringe al entorno profesional nos afecte a todo nuestro yo? Somos mucho, mucho más. Piensa bien a quién le otorgas el honor y la distinción de poder influir en ti. ¿Seguro que quieres que sea quién ha escrito ese e-mail?

Domina lo que sí controlas:

Sí, en efecto, has recibido un e-mail soberbio, maleducado u ofensivo… en resumen: muy poco profesional. Si respondes en ese mismo tono… ¿qué dice eso de tu propia profesionalidad?

Ojo por ojo…

Has intentado racionalizar y aun así tienes un cabreo que no veas. En este caso, vuélcalo. Abre un nuevo e-mail sin destinatario y contesta como se merece, no te prives, cántale las cuarenta, que pruebe de su medicina, qué se entere de quién eres, pon los puntos sobre las íes, no te dejes ni una coma, escríbelo todo y cuando creas que has terminado, léelo con atención… Y BÓRRALO. Personalmente me parece la opción menos adecuada, pero permite verbalizar el enfado sin consecuencias de las que luego nos podamos arrepentir.

Y después de estos consejos amigables… siempre, siempre, siempre, contesta ese e-mail desde la sensatez y con datos objetivos.

Arantza Bárcena. The family supply chain.

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